СОГЛАСОВАНО
на заседании педагогического совета
протокол от 27.08.2025г. №1

УТВЕРЖДАЮ
Директор МБОУ г.Керчи РК
«Школа-гимназия №1 имени
Героя Советского Союза Е.И.Дёминой»
____________ Л.И.Тютюнник
Приказ от 29.08.2025г. № 310

Положение
о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся
и алфавитной книги обучающихся в МБОУ г.Керчи РК «Школа-гимназия №1
имени Героя Советского Союза Е.И.Дёминой»
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел
обучающихся и алфавитной книги обучающихся, разработано в соответствии с
Федеральным законом № 273-ФЗ от 29.12.2012 «Об образовании в Российской
Федерации» с изменениями от 23 мая 2025 года, Федеральным законом от 27.07.2006 №
152-ФЗ «О персональных данных» с изменениями от 8 августа 2024 года, Приказом
Минпросвещения России № 458 от 02.09.2020 года «Об утверждении порядка приема на
обучение по образовательным программам начального общего, основного общего и
среднего общего образования» с изменениями от 4 марта 2025 года, Приказом
Минпросвещения России от 6 апреля 2023 года № 240 «Об утверждении порядка и
условий осуществления перевода, обучающихся из одной организации, осуществляющей
образовательную деятельность по образовательным программам начального общего,
основного общего и среднего общего образования в другие организации,
осуществляющие образовательную деятельность по образовательным программам
соответствующего уровня и направленности» с изменениями на 17 февраля 2025 года, а
также
Уставом
общеобразовательной
организации.
1.2. Данное Положение разработано с целью регламентации работы с личными делами
обучающихся школы и определяет порядок действий всех категорий работников школы,
участвующих
в
работе
с
вышеназванной
документацией.
2. Понятие личного дела обучающегося
2.1. Личное дело обучающегося – это совокупность данных в виде личной карты
обучающегося и пакета соответствующих документов (их заверенных копий).
2.2. Личное дело ведется на каждого обучающегося с момента зачисления в ОО и до
отчисления обучающегося в связи с прекращением образовательных отношений.
3. Формирование личного дела при поступлении в 1 класс
3.1. На каждого обучающегося, принятого (зачисленного) в 1 класс, формируется личное
дело.
3.2. На титульном листе личной карты обучающегося указываются следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество обучающегося (в родительном падеже);
- наименование ОО;
- номер обучающегося в соответствии с записью в Алфавитной книге.
3.3. В левом нижнем углу титульного листа личной карты (в обозначенном месте)

ставится дата принятия обучающегося в класс, подпись директора и печать ОО.
3.4. На левой стороне разворота личной карты обучающегося вносятся
следующиесведения:
- фамилия, имя, отчество обучающегося (в именительном падеже);
- пол обучающегося (подчеркивается);
- дата рождения обучающегося (год, месяц, число);
- серия, номер и дата выдачи свидетельства о рождении обучающегося;
фамилия,
имя, отчество
родителей (законных представителей)
обучающегося (в именительном падеже);
- адрес места жительства обучающегося.
3.5. В личное дело обучающегося вкладываются следующие документы:
- заявление о приеме на обучение;
- копию документа, удостоверяющего личность родителя (законного представителя)
ребенка;
- копию свидетельства о рождении ребенка или документа, подтверждающего родство
заявителя;
- копию свидетельства о рождении полнородных и неполнородных брата и (или) сестры
(в случае использования права преимущественного приема на обучение по
образовательным программам начального общего образования ребенка в государственную
или муниципальную образовательную организацию, в которой обучаются его
полнородные и неполнородные брат и (или) сестра);
- копию документа, подтверждающего установление опеки или попечительства (при
необходимости);
- копию документа о регистрации ребенка или поступающего по месту жительства или по
месту пребывания на закрепленной территории или справку о приеме документов для
оформления регистрации по месту жительства (в случае приема на обучение ребенка или
поступающего, проживающего на закрепленной территории);
- копии документов, подтверждающих право внеочередного, первоочередного приема на
обучение по основным общеобразовательным программам или преимущественного
приема на обучение по образовательным программам основного общего и среднего
общего образования, интегрированным с дополнительными общеразвивающими
программами, имеющими целью подготовку несовершеннолетних граждан к военной или
иной государственной службе, в том числе к государственной службе российского
казачества
- копию заключения психолого-медико-педагогической комиссии (при наличии);
- копии документов, подтверждающих законность нахождения ребенка, являющегося
иностранным гражданином или лицом без гражданства, и его законного (законных)
представителя (представителей) или поступающего, являющегося иностранным
гражданином или лицом без гражданства, на территории Российской Федерации
(действительные вид на жительство, либо разрешение на временное проживание, либо
разрешение на временное проживание в целях получения образования, либо визу и (или)
миграционную карту, либо иные предусмотренные федеральным законом или
международным договором Российской Федерации документы, подтверждающие право
иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в
Российской Федерации);
копии
документов,
подтверждающих
прохождение
государственной
дактилоскопической регистрации ребенка, являющегося иностранным гражданином или
лицом без гражданства, или поступающего, являющегося иностранным гражданином или
лицом без гражданства;
- копии документов, подтверждающих изучение русского языка ребенком, являющимся
иностранным гражданином или лицом без гражданства, или поступающим, являющимся
иностранным гражданином или лицом без гражданства, в образовательных организациях

иностранного (иностранных) государства (государств) (со 2 по 11 класс) (при наличии);
- копии документов, удостоверяющих личность ребенка, являющегося иностранным
гражданином или лицом без гражданства, или поступающего, являющегося иностранным
гражданином или лицом без гражданства (для иностранных граждан: паспорт
иностранного гражданина либо иной документ, установленный федеральным законом или
признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в
качестве документа, удостоверяющего личность иностранного гражданина; для лиц без
гражданства: документ, выданный иностранным государством и признаваемый в
соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа,
удостоверяющего личность лица без гражданства, разрешение на временное проживание,
временное удостоверение личности лица без гражданства в Российской Федерации, вид на
жительство и иные документы, предусмотренные федеральным законом или
признаваемые в соответствии с международным договором Российской Федерации в
качестве документов, удостоверяющих личность лица без гражданства);
- копии документов, подтверждающих присвоение родителю (родителям) (законному
(законным)
представителю
(представителям)
идентификационного
номера
налогоплательщика; страхового номера индивидуального лицевого счета (далее - СНИЛС)
(при наличии), а также СНИЛС ребенка, являющегося иностранным гражданином или
лицом без гражданства, или поступающего, являющегося иностранным гражданином или
лицом без гражданства (при наличии);
- медицинское заключение об отсутствии у ребенка, являющегося иностранным
гражданином или лицом без гражданства, или поступающего, являющегося иностранным
гражданином или лицом без гражданства, инфекционных заболеваний, представляющих
опасность
для
окружающих,
предусмотренных
перечнем,
утвержденным
уполномоченным Правительством Российской Федераций федеральным органом
исполнительной власти в соответствии с частью 2 статьи 43 Федерального закона от 21
ноября 2011 г. N 323-ФЗ "Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации";
- копии документов, подтверждающих осуществление родителем (законным
представителем) трудовой деятельности (при наличии);
- иные документы, предоставленные при приеме в ОО.
3.6. Для поступления в 10-й класс предоставляются следующие документы:
•
•
•

заявление о приеме на обучение;
аттестат об основном общем образовании;
копия паспорта обучающегося.

3.7. Для поступления во 2-9-ые классы предоставляются документы, вышеперечисленные
в данном Положении; - для обучающихся, достигших возраста 14 лет, обязательным
является
предоставление
копии
паспорта.
3.8. Основанием для издания приказа «О зачислении» служит заявление родителей.
3.9. Личное дело ведется на всем протяжении учебы ученика. Личное дело имеет номер,
соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся (например, № К/5
означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под №5).
3.10. Личные дела обучающихся хранятся в канцелярии директора в строго отведенном
месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть
разложены
в
алфавитном
порядке.
3.11. Контроль за состоянием личных дел осуществляется документоведом, заместителем
директора по учебно-воспитательной работе и директором организации, осуществляющей
образовательную
деятельность.
3.12. Проверка личных дел обучающихся осуществляется по плану внутришкольного
контроля, не менее 2-х раз в год. В необходимых случаях проверка осуществляется

внепланово,
оперативно.
3.13. Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел обучающихся.
3.14. За систематические грубые нарушения при работе с личными делами обучающихся
директор вправе объявить замечание или выговор, снять стимулирующие выплаты.
4. Оформление личного дела обучающегося при поступлении в 1 - 9 классы в
порядкеперевода из другой организации, осуществляющей образовательную
деятельность
4.1. На обучающихся, зачисленных в ОО в порядке перевода из другой организации,
осуществляющей образовательную деятельность, продолжается ведение личного дела.
Личное дело исходной образовательной организации, осуществляющей образовательную
деятельность, представляют в ОО родители (законные представители) обучающегося.
4.2. На титульный лист личной карты обучающегося вносятся новые данные о
регистрациив Алфавитной книге ОО.
4.3. В личное дело обучающегося вкладываются следующие документы:
- заявление родителей (законных представителей) о приеме в ОО;
- справку о периоде обучения из автоматизированной системы, содержащую
информацию об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (перечень
изученных учебных предметов, курсов, дисциплин (модулей), отметки по результатам
текущего контроля успеваемости и промежуточной аттестации), заверенную печатью
исходной организации и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).
- производится проверка наличия документов в соответствии с п.3.5 настоящего
Положения.
5. Формирование личного дела обучающегося при поступлении в 10 классы
5.1. На обучающихся, получивших основное общее образование в ОО и зачисленных
в 10класс ОО, продолжается ведение ранее оформленного личного дела.
5.2. В личное дело обучающегося вкладываются следующие документы:
- заявление обучающегося о приеме в 10 класс,
- аттестат о основном общем образовании,
- производится проверка наличия документов в соответствии с п.3.5 настоящего
Положения.
6. Формирование личного дела обучающегося при поступлении в 10 - 11 классы из
другой организации, осуществляющей образовательную деятельность
6.1. На обучающихся, получивших основное общее образование в иных
образовательных организациях и зачисленных в 10 класс ОО; на обучающихся,
зачисленных в 10 класс ОО (в течение учебного года) или в 11 класс ОО в порядке
перевода из другой образовательной организации, осуществляющей образовательную
деятельность, продолжается ведение личного дела. Личное дело исходной
образовательной организации, осуществляющей образовательную деятельность,
представляют в ОО родители (законные представители) обучающегося или
обучающийся.
6.2. На титульный лист личной карты обучающегося вносятся данные о регистрации в
Алфавитной книге ОО;
6.3. В личное дело обучающегося вкладываются следующие документы:
- заявление обучающегося о приеме в 10 (или 11) класс,
- копия аттестата об основном общем образовании,
- производится проверка наличия документов в соответствии с п.3.5 настоящего
Положения.

7. Формирование личного дела обучающегося, зачисленного в ОО без личного дела
7.1. Формирование личного дела обучающегося, зачисленного во 2 - 9 классы ОО без
личного дела, осуществляется в соответствии с правилами, определенными в разделе 3
настоящего Порядка. Дополнительно в личное дело обучающегося вкладывается копия
протокола промежуточной аттестации по всем предметам инвариантной части учебного
плана класса, предшествующему классу, в который осуществлен прием.
7.2. В личное дело обучающегося, зачисленного в 10 - 11 классы ОО дополнительно
вкладывается копия протокола диагностической промежуточной аттестации (при
поступлении в 10 класс во 2 полугодии учебного года - по предметам инвариантной
части учебного плана 10 класса за 1 полугодие; при поступлении в 11 класс - по всем
предметам инвариантной части учебного плана 10 класса и (при необходимости) - по
всем предметам инвариантной части 11 класса за 1 полугодие).
8. Формирование личного дела обучающегося, ранее получавшего образование в
иностранном государстве
8.1. При поступлении обучающегося, ранее получавшего образование в иностранном
государстве, на него формируется новое личное дело.
8.2. При поступлении в 1 - 9 классы ОО формирование личного дела осуществляется в
соответствии с правилами, определенными в разделе 4 настоящего Порядка.
Дополнительно вличное дело обучающегося вкладываются:
- документы, подтверждающие освоение образовательных программ (личное дело,
выданное исходной образовательной организацией; справка об обучении (о периоде
обучения);
- копия протокола промежуточной аттестации по всем предметам инвариантной части
учебного плана класса, предшествующему классу, в который осуществлен прием (в
случае проведения указанной аттестации).
8.3. Документы на иностранном языке вкладываются в личное дело обучающегося
вместе с заверенным в установленном порядке переводом на русский язык.
8.4. При поступлении в 10-11 классы ОО формирование личного дела
осуществляется в соответствии с правилами, определенными в разделе 6 настоящего
Порядка. Дополнительно в личное дело обучающегося вкладываются:
- свидетельство о признании документа об основном общем образовании обучающегося
(при необходимости);
- документы, подтверждающие освоение образовательных программ (личное дело,
выданное исходной образовательной организацией; справка об обучении (о периоде
обучения);
- копия протокола промежуточной аттестации (в случае проведения указанной
аттестации).
9. Ведение (заполнение) личного дела
9.1. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи
обучающихся (например, № А/15 или А-15 - означает, что обучающийся записан в
алфавитной
книге на букву «А» под № 15). Номер на личное дело проставляет специалист,
назначенный приказом директора ОО.
9.2. Заполнение личной карты обучающегося, комплектование документов
осуществляетклассный руководитель.

9.3. Общие сведения об обучающемся вносятся в личную карту в течение 5 дней после
издания приказа о зачислении ребенка (при поступлении в ОО в течение учебного года)
или в срок до10 сентября (на детей, принятых в ОО в течение летнего периода).
9.4. В течение учебного года общие сведения об обучающемся корректируются по
мере изменения данных. Подлежат обязательному внесению в личную карту сведения в
случае изменения фамилии, имени, отчества обучающегося; фамилии, имени, отчества
родителей; адреса места жительства.
9.5. По окончании учебного года оформляются страницы 3 и 4 личной карты:
на странице 3 записывается учебный год, класс, выставляются годовые отметки по
всем предметам учебного плана ОО. Если в перечне предметов в личной карте
отсутствует какой- либо из предметов учебного плана ОО, то название данного предмета
вписывается в пустую строку;
на странице 4 записывается решение педагогического совета по итогам учебного
года (переведен в ___ класс, условно переведен в ___ класс, оставлен на повторный год
обучения, переведен на освоение АОП (АООП) НОО (ООО, СОО), завершил освоение
ООП НОО (4 класс), завершил освоение ООП ООО (9 класс), завершил освоение ООП
СОО (11 класс) и т.д.), ставится подпись классного руководителя. Под графой «подпись
классного руководителя» проставляется печать ОО.
9.6. В течение учебного года внесение сведений на страницы 3 и 4 личной карты
осуществляется в случае ликвидации академической задолженности обучающимся,
переведенным в следующий класс условно. При этом на странице 3 отметка о
ликвидации ставится через дробь после годовой отметки (2/3); на странице 4 решение
педагогического совета о переводе пишется после решения «переведен условно».
9.7. Все записи ведутся аккуратно, четко.
9.8. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и
мае текущего года на наличие необходимых документов.
9.9. В течение учебного года в личное дело обучающегося дополнительно
вкладываются следующие документы (их копии):
- согласие родителей (законных представителей) ребенка на оставление на повторный
год обучения, обучение по индивидуальному учебному плану или обучение по
адаптированной образовательной программе (в случае не ликвидации академической
задолженности);
- копии приказов о привлечении обучающегося (для обучающихся 5-11 классов) к
дисциплинарной ответственности.
9.10. При выбытии обучающегося на странице 2 личной карты делается запись о
выбытии (куда выбыл, дата, подпись директора, печать ОО).
- При выбытии обучающегося в течение учебного года в личное дело вкладывается
справкао периоде обучения из автоматизированной системы, содержащую информацию
об успеваемости обучающегося в текущем учебном году (перечень изученных учебных
предметов, курсов, дисциплин, отметки по результатам текущего контроля
успеваемости и промежуточной аттестации), заверенную печатью исходной
организации и подписью ее руководителя (уполномоченного им лица).
10. Хранение личных дел обучающихся
10.1. Личные дела обучающихся каждого класса формируются в одну папку. В папку
вкладывается список класса в алфавитном порядке.
10.2. Личные дела располагаются в папке в алфавитном порядке.
10.3. Папки с личными делами хранятся в кабинете директора ОО.
10.4. Право доступа к документам личного дела обучающегося имеет также директор
ОО, заместители директора ОО, классный руководитель (к личным делам обучающихся
конкретного класса).

11.Порядок выдачи личных дел обучающихся при выбытии из школы
11.1 Выдача личного дела родителям (законным представителям) обучающегося
производится ответственным лицом на основании заявления.
11.2 При выдаче личного дела делается отметка о выдаче личного дела в Алфавитной
книге.
11.3 Личные дела обучающихся, завершивших среднее общее образование, а также
личные дела, не затребованные родителями (законными представителями) обучающихся,
передаются в архив ОО, где хранятся в течение 3 лет со дня отчисления обучающегося из
ОО.
12. О ведении алфавитной книги записи учащихся
Ведение алфавитной книги записи учащихся осуществляется, исходя из «Указаний к
ведению алфавитной книги записи учащихся».
12.1 Алфавитная книга учащихся является основной первичного учёта учащихся,
хранится в кабинете секретаря как документ государственного значения и при смене
директора школы передаётся по акту.
12.2 Ответственность за ведение Алфавитной книги учащихся возлагается на секретаря.
12.3 В книгу записываются все учащиеся школы. Ежегодно список пополняется
записью учащихся нового приёма. Для каждой буквы алфавита отводится, отдельные
страницы ипо каждой букве ведется своя порядковая нумерация.
12.4 Порядковый номер записи учащихся в Алфавитной книге является одновременно
личного дела учащегося. На Личном деле ученика этот номер проставляется в виде
дроби (пример К / 5). Это означает, что учащийся занесен в Алфавитную книгу под
номером 5 настранице с буквой «К».
12.5 В алфавитной книге ведутся записи о выбытии учащегося из школы в связи с
переездом на другое место жительства, в другую школу, в связи с окончанием средней
школы или основной (если не будет продолжать обучение в школе) производится
запись в Алфавитную книгу с указанием причины выбытия, № и даты приказ директора
школы о выбытии ученика из школы.
12.6 Временное прекращение учебных занятий (например, по болезни, на лечение) в
Алфавитной книге не отмечается.
12.7 При полном использовании страниц Алфавитной книги продолжение записей
производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве.
13. Заключительные положения
13.1 Настоящее Положение принимается на Педагогическом совете школы и
утверждаются приказом директора организации, осуществляющей образовательную
деятельность.
13.2 Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в
письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской
Федерации.
13.3Положение принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения
принимаются в порядке, предусмотренном п.13.1 настоящих Правил.
13.4 После принятия Правил (или изменений и дополнений отдельных пунктов и
разделов) в новой редакции предыдущая реакция автоматически утрачивает силу.