документов, сокращению затрат труда и средств в процессе создания
документов.
Акт распространяется на организацию работы
с
документами независимо от вида носителя, в том числе электронными
документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование
документов, осуществляемых с применением информационных технологий.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную
информацию (служебную и иную тайну, персональные данные),
регулируются специальными нормативными актами (инструкциями,
положениями,
правилами),
утверждаемыми
руководителем.
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в
образовательной организации несет руководитель, который:
- на основании акта разрабатывает и утверждает Инструкцию по
делопроизводству и номенклатуру дел образовательной организации;
контролирует
соблюдение
требований
утвержденной
в
образовательной организации
Инструкции
по ведению деловой
документации;
- проводит проверку состояния делопроизводства;
- обеспечивает методическое руководство, инструктаж и контроль за
соблюдением установленного порядка работы с документами;
- инициирует повышение квалификации работников по вопросам
делопроизводства;
- удостоверяет подписью и печатью документы.
Непосредственно ведет делопроизводство документовед, который
назначается приказом руководителя.
Документовед, в соответствии с
возложенными на него задачами:
- осуществляет регистрацию и учет документов;
- организует документооборот, формирование дел, их хранение;
- осуществляет текущий контроль за своевременным рассмотрением и
прохождением документов;
- обеспечивает соблюдение единых требований по подготовке
документов и организации работы с ними в условиях электронного
документооборота;
- обобщает информацию об объемах документооборота;
- организует формирование и хранение документационного фонда и его
использование.
В Муниципальном бюджетном общеобразовательном учреждении
г.Керчи РК «Школа-гимназия №1 имени Героя
Советского Союза
Е.И.Дёминой»
применяется
в
своей
деятельности
электронный
документооборот, который предусматривает создание, подписание,
использование и хранение документов, связанных с деятельностью, в
электронном виде и редком дублировании на бумажном носителе. Решение о
введении электронного документооборота и порядок его осуществления
утверждаются образовательной организацией по согласованию с ее
учредителем.

Вся деловая документация хранится в специально оборудованных
помещениях, шкафах или сейфах с соблюдением требований Федерального
закона Российской Федерации от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных
данных».
Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
1. Документы образовательной организации.
Директор образовательной организации или лицо, исполняющее его
обязанности, издает приказы, инструкции, правила, положения, обязательные
для исполнения всеми работниками.
Ход обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов,
советах, собраниях, совещаниях и решения, принимаемые на них,
фиксируются в протоколах.
Для осуществления оперативных связей с другими организациями и
гражданами используются такие формы, как письма, факсы, телеграммы,
телефонограммы.
Для осуществления приема, увольнения, перемещения работников,
предоставления им отпусков оформляются трудовые договоры, приказы по
личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.
Учебно-педагогическая документация.
Учебная документация – это количественная и качественная
характеристика состояния учебной, научно- методической и воспитательной
работы образовательной организации.
Педагогические
работники
при
реализации
основных
общеобразовательных программ осуществляют подготовку следующей
документации (приказ Министерства просвещения Российской Федерации от
21.07.2022 № 582 «Об утверждении перечня документации, подготовка
которой осуществляется педагогическими работниками при реализации
основных общеобразовательных программ»):
- рабочая программа учебного предмета, учебного курса (в том числе
внеурочной деятельности), учебного модуля;
- электронный журнал учета успеваемости;
- электронный журнал внеурочной деятельности (для педагогических
работников, осуществляющих внеурочную деятельность);
- план воспитательной работы (для педагогических работников,
осуществляющих функции классного руководителя);
-личные дела обучающегося;
- характеристика на обучающегося (по запросу).
Школьные документы должны оформляться своевременно, четко,
разборчиво, без подчисток, помарок, вызывающих сомнение в правильности
внесенных данных.
Записи в документах должны производиться шариковой ручкой черного
цвета.

Ошибка, допущенная в тексте или цифровых данных документа,
исправляется следующим образом: ошибочные слова или цифры
зачеркиваются так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, а сверху, либо
рядом, либо на полях пишутся уточненные данные. Все внесенные
исправления должны быть оговорены и заверены подписями лиц,
оформивших документ. За достоверность сведений, содержащихся в
документах, надлежащее их оформление несут ответственность должностные
лица, подписавшие документ.
В состав документов образовательной организации входят:
- организационные документы;
-устав организации;
- договор с учредителем;
- положения о подразделениях (при наличии);
- правоустанавливающие документы;
- должностные инструкции сотрудников;
- коллективный договор;
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка и др.
Распорядительные документы:
- приказы;
- распоряжения;
- инструкции и др.
Информационно-справочные документы:
- протоколы;
- планы;
- отчеты;
- справки и др.
Все книги и журналы, которые ведутся в образовательной
организации на бумажных носителях, постранично пронумеровываются,
прошнуровываются и подписываются руководителем. Подпись руководителя
заверяется печатью образовательной организации.
2.

Правила оформления документов

Основные требования по оформлению документов.
Документы могут создаваться на бумажном носителе и
в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления
документов.
При создании документа на двух и более страницах вторую и
последующие страницы нумеруют.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах
листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на
лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны
быть равны.
Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для
реквизитов документа являются № 12,13,14.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших
размеров.
Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом
или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный
интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным
интервалом.
Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.
Интервал между буквами в словах - обычный.
Интервал между словами - один пробел.
Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого
и правого полей документа).
Может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат»,
«заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста
полужирным шрифтом.
Текст документа должен быть изложен кратко, грамотно, понятно и
объективно, без повторений и употребления слов и оборотов, которые не
несут смысловой нагрузки, и должен касаться того вопроса, который
сформулирован в заголовке к тексту. Текст документа оформляется в виде
сплошного связного текста или таблицы, или путем сочетания этих форм.
Тексты сложных и больших по объему документов (доклады, отчеты и
т.д.) делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Пункты и
подпункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой.
Пример 1.
1.1.
2.
2.1.
Документы, как правило, оформляются на бланках образовательной
организации, имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и
стабильный порядок их расположения.
Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или
продольного размещения реквизитов.
Реквизиты заголовка размещаются центрируемым (начало и конец
каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения
реквизитов) или угловым (каждая строка реквизита начинается от левой
границы зоны расположения реквизитов) способом.
Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210
х 297 мм) и А5 (210 х 148 миллиметров).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него,
должен иметь поля не менее, мм:
левое - 20;
правое - 10;
верхнее - 20;
нижнее - 20.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь
левое поле не менее 30 мм.
Оформление реквизитов документов.
Автор документов.
Наименование образовательной организации указывается в точном
соответствии с уставом образовательной организации. Сокращенное
наименование помещается под полным наименованием в скобках.
Наименование структурного подразделения – автора документа
используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов и
указывается под полным и сокращенным наименованиями образовательной
организации.
Наименование должности лица – автора документа используется в
бланках
должностных лиц
и
располагается
под
наименованием
образовательной организации.
Наименование должности лица – автора документа указывается в
соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе
о назначении на должность.
Справочные данные об образовательной организации.
Справочные данные об организации указываются в бланках писем и
включают: адрес, номер телефона, факс, адрес электронной почты, сетевой
адрес, а также ОКПО, ОГРН, ИНН и КПП организации.
Наименование вида документа.
Наименование вида документа, составленного организацией, должно
быть определено уставом (положением) и должно соответствовать
наименованиям видов документов, предусмотренным ОКУД: акт, справка,
записка, сводка, отзыв, протокол, список, извещение и др.
Распорядительные документы организации издаются со следующими
названиями: приказ, распоряжение.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в
письмах.
Наименование вида документа печатается прописными буквами
полужирным шрифтом.
Дата документа.
Дата документа соответствует дате подписания (утверждения)
документа или дате события, зафиксированного в документе:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2021; словесно-цифровым
способом: 5 июня 2021 г.
В текстах документов, содержащих ссылки на нормативные правовые
акты, и документов, содержащих сведения финансового характера,
применяется словесно цифровой способ указания дат без проставления нуля
в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру: 3 апреля 2021 года.
Разрешается применять слово «год» в сокращенном варианте «г»:

1 июня 2021 г.
Гриф ограничения доступа к документу.
Проставляется в правом верхнем углу первого листа документа
(проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе
верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой
ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В
состав реквизита включается ограничительная надпись: «Для служебного
пользования», «Конфиденциально», «Персональные данные» или др.
Пример Персональные данные работников
Экз. № 1
Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Школа-гимназия №1 имени Героя
Советского Союза Е.И.Дёминой»
ПРИКАЗ

Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер – цифровое или буквенно-цифровое
обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
Регистрация документа проводится после его подписания или
утверждения.
Для внутренних документов – приказов, протоколов – это порядковый
номер в пределах календарного года/ учебного года по каждому виду или
разновидности документов. В приказах регистрационный номер может
дополняться буквенным индексом, обозначающим разновидности.
Для исходящих документов регистрационный номер состоит из:
1) порядкового номера в пределах массива отправляемой
корреспонденции;
2) индекса дела в соответствии с номенклатурой дел образовательной
организации.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и
более организациями, состоит из регистрационных номеров документов
каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке
указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя
регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан
ответ.
Ссылка на номер и дату документа используется при оформлении
писем, являющихся ответами на поступившее письмо (запрос, просьбу и др.).
Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют
регистрационному номеру и дате поступившего документа.
Ограничительная отметка для данного реквизита проставляется в

левой части бланка письма под реквизитом «дата» и «регистрационный
номер документа».
Наличие данного реквизита исключает необходимость упоминания
номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает
текст от справочной информации.
Место составления или издания документа.
Место составления (издания) документа указывается в документах,
изготавливаемых на бланках конкретных видов документов.
Адресат.
Адресатами документа могут быть юридические лица, их структурные
подразделения и должностные лица, а также физические лица.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа
(на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под
реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).
Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются
относительно самой длинной строки.
Если документ адресован юридическому лицу или его структурному
подразделению без указания должностного лица, их наименования
приводятся в именительном падеже.
Примеры
1.

Министерство образования,
науки и молодежи
Республики Крым

Министерство образования,
науки и молодежи
Республики Крым
управление общего
образования
Почтовый адрес указывается при направлении документа разовым
корреспондентам.
Если документ адресован руководителю юридического лица или его
заместителю, наименование юридического лица входит в состав
наименования должности адресата, которое приводится в дательном падеже.
Пример –
Руководителю Федерального
архивного агентства
Фамилия И.О.
2.

Инициалы ставятся после фамилии независимо от того, кому
адресован документ – должностному лицу или физическому.
При адресовании письма руководителю структурного подразделения
указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в

дательном падеже наименование должности руководителя, включающее
наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
ПримерМинистерство образования,
науки и молодежи Республики Крым
Начальнику управления общего образования
Фамилия И.О.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять
сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже),
если адресат женщина.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в
структурные подразделения одной организации, адресат указывается
обобщенно.
В одном документе не должно быть более четырех адресатов.
При большем количестве адресатов составляется список (лист,
указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один
адресат или адресат оформляется обобщенно.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.
Элементы почтового адреса указываются в последовательности,
установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.
Пример Всероссийский
научноисследовательский
институт
документоведения
и архивного дела
Профсоюзная ул.,
д. 82,
Москва, 117393
В случае отправки документа физическому лицу указываются: фамилия,
инициалы, почтовый адрес: (улица, номер дома и квартиры, населенный
пункт, район, область (край, республика), почтовый индекс).
Пример Фамилия И.О.
Студенческая ул., д. 5,
г.Керчь, РК, 298319
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной
связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При
необходимости может быть указан электронный адрес (номер
телефона/факса).
Пример -

Всероссийский научноисследовательский
институт
документоведения и
архивного дела
mail@vniidad.ru
Гриф утверждения документа.
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его
утверждения должностным лицом, распорядительным документом
(приказом, распоряжением, решением).
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа
документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или
центруются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица,
утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты
утверждения.
Пример УТВЕРЖДАЮ
Директор МБОУ
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа распорядительным документом гриф
утверждения
состоит
из
слова
УТВЕРЖДЕН
(УТВЕРЖДЕНА,
УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида,
утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в
творительном падеже, его даты, номера.
Примеры
1. (Порядок)

УТВЕРЖДЕН
приказом МБОУ
5 апреля 2021 г. № 82

2. (Правила)

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом МБОУ 15.06. 2021
г. № 83

3. (Положение)

УТВЕРЖДЕНО
приказом МБОУ 15.06. 2021
г. № 83
При принятии (рассмотрении) документа коллегиальным органом,
решения которого фиксируются в протоколе, в грифе принято (рассмотрено)
указывается наименование органа, решением которого принят документ, дата
и номер протокола (в скобках).
Коллегиальный орган, утверждающий документ, прописывается в
творительном падеже.
Примеры
3. (Порядок)
ПРИНЯТ
педагогическим советом
(протокол от 15.08.2021 № 12)

4. (Правила)

ПРИНЯТЫ
Управляющим советом
(протокол от 15.06.2021 № 8)

3. (Положение)
ПРИНЯТО
общим собранием
работников
образовательной
организации
(протокол 15.06.2021 г. № 83)

Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа, его
основную смысловую нагрузку. Заголовок формулируется с предлогом «О»
(«Об») и отвечает на вопрос «о чем?»:
 приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
 приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
 письмо (о чем?) о предоставлении информации и т.д.
Заголовок составляет исполнитель документа. Заголовок к тексту
оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Если
текст документа не превышает четырех-пяти строк или оформлен на бланке
формата A5, заголовок можно не указывать.
Заголовок документа записывается при его регистрации в
соответствующие регистрационные формы: карточку, базу данных.
Текст документа.
Текст документа составляется на русском языке как государственном
языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским
литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля,
вида
документа
и
его
назначения
в
управленческой
деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко,

логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются:
- от 1-го лица единственного числа в документах (приказ,
распоряжение
и
т. д.)
директора
образовательной
организации,
действующего на принципах единоначалия, а также документах,
адресованных руководству организации: приказываю... подготовить и
представить на рассмотрение; прошу рассмотреть
вопрос об установлении льготных тарифов...;
- 3-го лица единственного числа в документах коллегиальных органов:
комиссия решила...; организация не считает возможным...;
- 1-го лица множественного числа в совместных документах: просим
представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...;
- 3-го лица множественного числа в протоколах: слушали, выступили,
постановили, решили.
В документах, устанавливающих права и обязанности организации, ее
структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих
описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма
изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа
(«отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия
установила»).
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных,
иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления,
документов, ранее изданных органом власти – автором документа,
указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего
документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный
номер, а также заголовок к тексту или наименование вида документа.
Примеры
«В соответствии с постановлением Правительства от 13.08.1997 №
1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов
федеральных органов исполнительной власти и их государственной
регистрации»;
«В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной
комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом
Росархива от 19.01.1995 № 2...».
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте
выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде
таблицы или анкеты.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего
поля.
В письмах используют следующие формы изложения:
 от первого лица множественного числа («просим направить»,
«направляем на рассмотрение»);

первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу
выделить»);
 третьего лица единственного числа («ОО не возражает», «ОО считает
возможным»).


Отметка о приложении.
Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах),
прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или
о том, что документ является приложением к основному документу
(в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям,
правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных
документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы
левого поля следующим образом:
- если приложение названо в тексте:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.;
- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько,
указывают названия документов-приложений, количество листов и
экземпляров каждого приложения:
Приложение: 1. Положение (название) на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе на 2 л. в 1 экз.;
- если приложением является обособленный электронный носитель
(компакт- диск, usb-флеш-накопитель и др.):
- Приложение:
CD в 1 экз.
- если приложение (приложения) сброшюрованы:
Приложение:
отчет о работе РИП в 2 экз.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях), договорах,
положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о
приложении оформляется следующим образом:
- в тексте документа при первом упоминании документа-приложения
в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); перед
номером приложения допускается ставить знак номера: ... (приложение № 2);
- на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу
указывается:
Приложение № 2
к приказу МБОУ
СОШ № 1
от 15.08.2021 № 112.
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются
относительно самой длинной строки.
Если приложением к распорядительному документу является
нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным

распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется
отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф
утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа,
которым утвержден документ- приложение.
Пример Приложение 1
УТВЕРЖДЕНО
приказ МБОУ от
18.05.2021 № 67
Гриф согласования документа.
Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев
согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными
подразделениями, отдельными должностными лицами.
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его
оформления может проставляться:
- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или
под наименованием документа ближе к нижнему полю);
- на последнем листе документа под текстом;
- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью
документа.
Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО,
должности лица, с которым согласован документ (включая наименование
организации), его собственноручной подписи, расшифровки подписи
(инициалов, фамилии) и даты согласования.
Пример СОГЛАСОВАНО
Директор (название организации)
(подпись) Ф.И.О. Дата
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе
согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и
номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если
согласование осуществляется письмом, указывают вид документа,
организацию - автора документа, дату и номер письма.
Примеры
1 СОГЛАСОВАНО
Управляющим советом
МБОУ
(протокол от ________ № __ )

2 СОГЛАСОВАНО
письмом Росархива
от ________ № __
Виза согласования документа.
Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на
согласие или несогласие должностного лица образовательной организации с
содержанием проекта документа (далее – виза).
Пример
Заместитель директора по воспитательной работе
Личная подпись

И.И. Иванова

10.10.2023
Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица
с содержанием документа.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим
образом:
Замечания прилагаются
Заместитель директора по воспитательной работе
Личная подпись

И.И. Иванова

10.10.2023
Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе
должностными лицами, директором образовательной организации.
Замечания должны быть представлены на отдельном листе, который
подписывают, датируют и прилагают к документу.
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы
проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте
последнего листа подлинника документа или на листе согласования
(визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах
документов, помещаемых в дело.
Подпись.
Должностные лица подписывают документы в пределах своих
полномочий, определенных Уставом общеобразовательной организации и
должностными инструкциями.
Подпись состоит из наименования должности лица, которое
подписывает документ (полного — если документ напечатан не на бланке,
сокращенного — на документе, напечатанном на бланке), его
собственноручной подписи, инициалов (инициал имени), фамилии.

Примеры
не на бланке:
Директор МБОУ

Личная подпись

И.О. Фамилия

на бланке
Директор

Личная подпись

И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность
этого лица в подписи не указывается.
Пример

Личная подпись

И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус
лица в составе комиссии.
Пример Председатель
комиссии
Члены комиссии

Подпись
Подпись
Подпись
Подпись

И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия

В случае отсутствия директора приказом определяется лицо,
исполняющее его обязанности, а также уполномоченное подписывать
документы, при этом подпись оформляется с указанием статуса
должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).
Пример И.о. директора
Подпись
И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности директора
Подпись И.О.
Фамилия
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае
временного отсутствия директора, исправления в наименование должности и
расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта
документа вносятся от руки или с использованием соответствующих
штампов.
Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед
наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное
должностное лицо.
Электронная подпись.
Отметка об электронной подписи используется при визуализации
электронного документа, подписанного электронной подписью, с
соблюдением требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны
соответствовать месту размещения собственноручной подписи в
аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми
и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны
перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать
элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при
наличии).
Отметка об электронной подписи и включает фразу «Документ
подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной
подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия
сертификата ключа электронной подписи.
Пример
Директор

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН

А.Б. Иванов

ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ
Сертификат lalllaaallllllllllll
Владелец Иванов Алексей Борисович
Действителен с 01.01.2017 по 01.01.2022

Печать.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на
документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с
финансовыми средствами, а также на документах, предоставляемых за
пределы организации и предусматривающих заверение подлинности
подписи. Внутренние документы (приказы, протоколы и т.д.) печатью не
заверяются.
Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица,
подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество
исполнителя документа, номер его телефона.
Отметка об исполнителе может дополняться наименованием
должности, структурного подразделения и электронным адресом
исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего
листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на
оборотной стороне внизу слева.
Пример Забелин Иван Андреевич,
Контрольное управление, ведущий специалист,
+7(978) 924-45-67, Zabelin@gov.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и
печататься шрифтом меньшего размера.
Отметка о заверении копии.
Образовательная организация может заверять копии только тех
документов, которые создаются в ней, а также в случаях, предусмотренных в
абзаце втором настоящего пункта. Копия документа изготавливается и
выдается только с разрешения директора.
В случае подготовки документов для предоставления судебным
органам, при решении вопросов по принятию лиц на работу, обучение,
удостоверения их трудовых и других прав во взаимоотношениях с
учреждением, а также при формировании личных дел работников
общеобразовательная организация может изготавливать копии документов,
выданных другими учреждениями (копии документов об образовании и др.).
При выдаче копии документ воспроизводится полностью (бланк
образовательной организации, номер, дата, содержание и т. д.).
В правом верхнем углу копии пишется слово «Копия». При выдаче
копии с копии следует писать «Копия с копии».
Если копия для внутреннего пользования, то для заверения ниже
реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»;
должность лица, заверяющего копию; личную подпись; расшифровку
подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Пример Верно
Документовед/Специалист по кадрам
Личная подпись

В.В. Иванова

10.10.2023
Если копия выдается для представления в другую организацию, то
отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения
документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью
организации.
Пример Подлинник документа находится в МБОУ …в деле № 12-к за 2022 год.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта
поступления документа в организацию и включает дату поступления и
входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о
поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и
минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью

штампа.
Резолюция.
Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция
оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке
резолюции или вносится непосредственно в систему электронного
документооборота.
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей),
поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись
лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике
документа на свободном от текста месте.
Пример Фамилия И.О.
Прошу подготовить предложения к 10.11.2021.
Подпись
Дата
Отметка о контроле.
Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на
контроль, проставляется штампом или производится запись от руки
«Контроль» на верхнем поле документа.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие
исполнения.
Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со
сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей
поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией
руководителя образовательной организации.
Срок проставляется в форме даты завершения исполнения.
Отметка о направлении документа в дело.
Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения
документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело»,
индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на
хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку,
подписи, даты.
Пример В дело № 01-18 за 2020 г.
Документовед Подпись Дата
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими
сведениями о характере исполнения документа.

4.Требования к составлению некоторых видов документов.
Приказ.
Приказ - правовой локальный нормативный акт, который издается
единолично директором образовательной организации и удостоверяет
решения организационно-распорядительного характера.
Приказы
издаются
по
основным
вопросам
деятельности,
административно- хозяйственным вопросам и кадровым вопросам (личному
составу) образовательной организации.
Приказ подписывается в соответствии с требованиями, указанными в
Рекомендации.
После подписания приказа изменения и/или дополнения в него
вносятся путем издания нового приказа о внесении изменений и/или
дополнений.
Приказ, как правило, оформляется на бланке образовательной
организации в печатном виде.
Приказ имеет следующие реквизиты: наименование образовательной
организации согласно уставу; наименование вида документа (ПРИКАЗ), дата,
номер, место составления, заголовок к тексту, текст, наименование
должности, подпись должностного лица (инициалы, фамилия), визы
согласования, ознакомления.
Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания. Дата
оформляется цифровым способом; номер состоит из знака «№» и
порядкового номера приказа: от 00.00.0000 № 000.
Содержание приказа кратко излагается в заголовке, который
начинается с предлога «О» и составляется с помощью отглагольного
существительного
(«Об
утверждении...»,
«О
создании...»)
или
существительного («Об итогах...»).
В приказах текст излагается от первого лица единственного числа
(«приказываю»).
Во время ознакомления с приказом указанными в нем лицами на
первом экземпляре приказа проставляются подписи с указанием даты
ознакомления.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа
начиная со второго листа.
Приказы нумеруются в порядке их издания в пределах календарного
года; приказы по основной деятельности и по кадровым вопросам (личного
состава) имеют отдельную порядковую нумерацию.
При нумерации приказов допускается использование дополнительных
букв.
Пример:

К- кадры;
Л - личный состав;
О- основная деятельность;
У – обучающиеся.
Приказ вступает в силу с момента его подписания директором
образовательной организации, если в тексте не указано другого срока.
Приказы регистрируются в Книге/журнале регистрации приказов
( приложение 2).
Приказы формируются в Дело один раз в квартал. Книга/журнал
пронумеровывается,
прошнуровывается,
скрепляется
подписью
руководителя и печатью образовательной организации (приложение 1). В
конце календарного года Дело ( не более 250 листов) оформляется в
соответствии с Положением об архиве.
Приказы по основной деятельности.
Текст приказа по вопросам основной деятельности образовательной
организации состоит из двух частей - констатирующей (преамбулы) и
распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых
действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ,
послуживший основанием для подготовки приказа. Указанная часть может
начинаться со слов «Во исполнение...», «С целью...» и тому подобное. Если
документ издается на основании другого распорядительного документа,
в констатирующей части указывается название вида этого документа, его
автор (Министерство, Совет министров и др.), дата, номер и заголовок. Точка
в конце констатирующей части не ставится.
Распорядительная часть приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ,
которое печатается с новой строки большими буквами без отступления от
левого поля и кавычек, после чего ставится двоеточие.
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые
нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте должны быть указаны
исполнители, конкретные задания (поручения) и сроки их выполнения.
Исполнители могут быть названы также обобщенно: «руководителям
методических объединений», «заместителям директора». При этом, как
правило, не применяется написание неконкретных поручений, которые
содержат слова: «ускорить», «улучшить», «активизировать», «обратить
внимание», «совершенствовать», «продолжить» и т.п.
Отдельные задания (например, задания, содержащие цифровые
данные) могут оформляться в виде приложения к приказу со ссылкой на них
в соответствующих пунктах приказа и оформляются согласно данным
Рекомендациям.
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.
Если приказом отменяется предыдущий распорядительный документ, в
распорядительной части указывается пункт, который должен начинаться со
слов: «Признать утратившим силу...».
Изменения, вносимые в приказ, оформляются отдельным приказом,

который должен иметь такой заголовок: «О внесении изменений и/или
дополнений в приказ ...» с указанием даты, номера, заголовка
распорядительного
документа,
в
который
вносятся
изменения.
Распорядительная часть приказа начинается с такого пункта:
1. Внести изменения в приказ...
Далее отдельными подпунктами формулируются изменения в
распорядительный документ.
Пример 1) пункт 2 изложить в следующей редакции;
2) пункт 3 исключить;
3) абзац второй пункта 4 дополнить словами...
Если изменения в распорядительный документ оформляются на
отдельном листе (листах), в первом пункте распорядительной части приказа
указывается:
1. Внести изменения в...
Последний пункт распорядительной части в случае необходимости может
содержать решение о возложении на должностное лицо функций по
контролю за исполнением приказа.
Приказы по кадровым вопросам.
Приказы по кадровым вопросам (личному составу) оформляются как в
унифицированной форме (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1
«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты»), так и в текстовой.
Данный вид приказов оформляется в виде индивидуального или
сводного.
В индивидуальном приказе содержится информация об одном
работнике; в сводном - о нескольких, независимо от того, какие
управленческие решения по ним принимаются (прием на работу, назначение
на должность, перевод на другую должность (работу), увольнение и др.).
Содержание индивидуального приказа по кадровым вопросам (личного
состава) кратко излагается в заголовке, который начинается с предлога «О» и
составляется
с
помощью
отглагольного
существительного:
«О
назначении...», «О принятии...». В сводных приказах может применяться
обобщенный заголовок: «О кадровых вопросах», «О личном составе».
В тексте приказа по кадровым вопросам (личному составу), как
правило, констатирующая часть не отмечается.
Распорядительная часть приказа начинается, как правило, с глагола в
неопределенной форме: «Принять», «Назначить», «Перевести», «Объявить»
и тому подобное.
Далее указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) работника,
на которого распространяется действие приказа, и текст приказа. В сводном
приказе фамилии лиц в пределах пунктов размещаются по алфавиту.
В приказе о назначении или увольнении работника указывается полная
дата (число, месяц, год) фактического выхода работника на работу
(прекращения трудовых отношений), размеры его должностного оклада

согласно штатному расписанию.
В сводном приказе по кадровым вопросам (личному составу) в
распорядительную часть включается информация, которая размещается в
такой последовательности: прием на работу, перевод, увольнение.
В каждом пункте приказа по кадровым вопросам (личному составу)
указывается основание относительно его издания (заявление работника,
трудовой договор (соглашение), докладная записка, представление,
ходатайство, решение аттестационной комиссии общеобразовательной
организации) и т.д.
Распоряжение.
Распоряжение - распорядительный локальный нормативный правовой
акт, который издается руководящим работником образовательной организации
(например,
заместителем
руководителя,
руководителем
структурного подразделения) по вопросам информационно-методического,
административно-хозяйственного и организационного характера, входящим
в его компетенцию.
Распоряжением оформляются вопросы краткосрочного одноразового
характера.
Распоряжения составляются аналогично приказам (в печатном
варианте) можно без слова «ПРИКАЗЫВАЮ».
Констатирующая часть текста в распоряжениях отделяется от
распорядительной части словами: «ПРЕДЛАГАЮ», «РЕКОМЕНДУЮ»,
«ОБЯЗЫВАЮ», «СЧИТАЮ НЕОБХОДИМЫМ».
Распоряжения регистрируются в Книге/журнале регистрации
распоряжений (приложение 2). Книга/журнал пронумеровывается,
прошнуровывается, скрепляется подписью руководителя и печатью
образовательной организации. Распоряжения формируются в Дело один раз
в квартал. В конце календарного года Дело (не более 250 листов)
оформляется в соответствии с Положением об архиве.
Протокол.
Процессы применения управленческих решений образовательной
организацией и сами решения документируются с помощью протоколов
конференций, педагогических советов, комиссий и пр.
В протоколах заседаний коллегиальных и совещательных органов текст
излагается от третьего лица единственного числа («педагогический совет...
постановляет», «собрание... решило»).
Протокол
составляется
на
основании
записей,
сделанных
непосредственно во время заседаний, представленных текстов и тезисов
докладов и выступлений, справок, проектов решений.
Протокол может составляться как в рукописной, так и в печатной
форме.
Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание
продолжалось несколько дней, то через тире указываются первый и
последний день заседания.

Номер протокола должен соответствовать порядковому номеру заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года
отдельно по каждой группе протоколов заседания соответствующего
коллегиального органа.
В реквизите «место заседания» указывается название населенного
пункта, в котором состоялось заседание.
Заголовок к тексту протокола должен отображать вид заседания
(совещание, собрание, конференция и т.п.) или коллегиальной деятельности
(комиссия, совет, собрание, рабочая группа и т.п.) и включать название вида
документа.
Текст протокола состоит из вводной и основной частей.
Вводная
часть содержит постоянную информацию (слова
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ) и переменную
(фамилия, инициалы председателя, секретаря и присутствующих). При
необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы,
фамилии должности лиц, приглашенных на совещание. При количестве
участников более 10 составляется список присутствующих, который
прилагается к протоколу.
Если протокол оформляется в печатной форме, то слова
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ печатают от нулевого
положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставится тире,
инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии
присутствующих располагаются в алфавитном порядке и печатаются через 1
межстрочный интервал.
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова
«Повестка дня» печатают от нулевого положения табулятора, после них
ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами.
Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора.
Последовательность расположения вопросов определяется степенью их
важности. Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет,
сообщение, информация), наименование должности, инициалы и фамилию
докладчика пишут в родительном падеже. Не рекомендуется включать в
повестку дня вопрос «Разное». Каждый вопрос должен быть
конкретизирован. Формирование вопросов в повестке дня начинается с
предлога «О (Об)».
Основная часть протокола состоит из разделов, которые должны
соответствовать пунктам повестки дня. Разделы нумеруются арабскими
цифрами и строятся по такой схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ),
Указанные слова печатаются большими буквами без отступа от
границы левого поля. После этих слов ставится двоеточие.
После слова СЛУШАЛИ указывается краткий текст выступления
основного докладчика. Фамилия и инициалы каждого докладчика печатаются
с новой строки. Краткий текст выступления излагается в третьем лице
единственного числа.
Тексты или тезисы докладов и выступлений, оформленные как

отдельные документы, в текст протокола не включаются. После сведений о
докладчике ставится тире и указывается: «Текст доклада (выступления)
прилагается к протоколу».
После слова ВЫСТУПИЛИ фиксируются выступления тех лиц,
которые приняли участие в обсуждении доклада. Выступления оформляются
в протоколе с указанием должностей, фамилий и инициалов, выступающих в
именительном падеже, а также с кратким изложением содержания вопроса и
ответов на него. Содержание выступлений излагается от третьего лица
единственного числа.
После слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) фиксируется принятое
решение по обсуждаемому вопросу повестки дня. Решение должно быть
конкретным и включать составляющие, которые отвечают на следующие
вопросы: кому, что сделать и в какой срок.
Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты
и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Подпункты
нумеруются цифрами с точкой.
В случае, когда на заседании принимается решение об утверждении
документа, который обсуждался на заседании, этот документ прилагается к
протоколу и в нем делается ссылка на номер и дату протокола. При наличии
других документов, которые рассматривались на заседании, и факт
обсуждения которых был зафиксирован в тексте протокола, они нумеруются
арабскими цифрами. В соответствующих пунктах протокола делается ссылка
на эти приложения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
Выписка из протокола – точная копия части текста подлинного
протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому
готовится выписка. Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:
наименование общеобразовательной организации, название вида документа
(выписка из протокола), дата заседания, место составления, заголовок к
тексту, текст, подписи, отметку о заверении копии.
Протоколы регистрируются в Книге/журнале регистрации протоколов
(приложение 3). Книга/журнал пронумеровывается, прошнуровывается,
скрепляется подписью руководителя и печатью образовательной
организации. Протоколы формируются в Дело один раз в квартал. В конце
календарного года Дело (не более 250 листов) оформляется в соответствии с
Положением об архиве.
Служебное письмо.
Служебное письмо составляется с целью обмена информацией и
представляет собой:
- ответы о выполнении заданий, определенных в актах органов
государственной власти, поручениях высших должностных лиц;
- ответы на выполнение поручений вышестоящих организаций;
- ответы на запросы других учреждений;
- ответы на обращения граждан;

- ответы на запросы на информацию;
- инициативные письма;
- сопроводительные письма.
Служебное письмо оформляется на бланке образовательной
организации.
Письмо имеет следующие реквизиты: дата, регистрационный номер
(исходящий), ссылка на регистрационный номер (входящий) и дату
документа, на который дается ответ (при наличии), адресат, заголовок, текст,
отметка о наличии приложений (в случае необходимости), подпись, сведения
об исполнителе (Ф.И.О., контактный номер телефона).
Датой письма является дата его подписания, которая должна совпадать
с датой регистрации исходящей корреспонденции.
Основным реквизитом служебного письма является текст, который, как
правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина,
основание или обоснование подготовки письма, приводятся ссылки на
документы, которые были основанием для его составления. Вторая часть
включает выводы, предложения, просьбы, решения и т. п., которые
размещаются с абзаца.
Как правило, в письме затрагивается один вопрос.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа с
использованием слов: «просим сообщить...», «разъясняем, что...».
Служебное письмо подписывается руководителем образовательной
организации.
Справка.
Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
Справки бывают двух видов:
Справка для описания или подтверждения фактов, или событий в
деятельности организации.
Справки составляются по указанию вышестоящей организации или
руководителя образовательной организации для информации о выполнении
планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки.
Текст такой справки состоит из двух частей.
В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее
написанию, во второй - приводятся конкретные данные. Выводы и
предложения в справке не даются (за исключением аналитической).
Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление
требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться
таблицы.
Справки, составленные для руководителя организации, подписывает
составитель.
Справки, которые составляются по указанию вышестоящей
организации, подписывает руководитель общеобразовательной организации.
Датой справки является дата ее подписания.
Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места
работы, занимаемой должности, размер заработной платы и т.д.

Для них применяются унифицированные трафаретные бланки.
Такого рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц
(сотрудников) или учреждений и регистрируются в журнале выдаваемых
справок.
Докладная записка.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю и
информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или
факте выполненной работы, а также содержащий выводы и предложения
составителя.
Докладная записка может выполняться рукописным способом.
Текст докладной записки делится на две части: первая констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается
ситуация, и вторая, в которой излагается предложение, просьба.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок,
начинающийся с предлога «О», «Об».
Докладная записка оформляется на листе бумаги.
Акт.
Акт
документ,
составленный
несколькими
лицами
и
подтверждающий установленные факты и действия. Акты оформляются по
результатам ревизий, при приеме-передаче дел, списании имущества и тому
подобное.
Акт оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет
следующие реквизиты: название документа, гриф утверждения (при
необходимости), дата и место составления, заголовок к тексту, текст,
подписи лиц (не менее трех), которые составляли акт.
Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.
В вводной части указываются основания для составления акта и
называются лица, которые составили акт или присутствовали при этом. В
констатирующей части излагается суть, задачи, характер проделанной
работы, установленные факты, предложения и выводы. Констатирующая
часть может оформляться в виде таблицы. В конце текста акта записываются
данные о количестве экземпляров акта и их место нахождения.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его
составлении.
Лицо, имеющее замечания к содержанию акта, подписывает его и
излагает свое мнение на отдельном листе, который прилагается к акту.
Телеграммы, телефонограммы, факсимилярная связь.
Это документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и
записываемый получателем.
Обязательными реквизитами таких документов являются:
- наименование учреждений адресанта и адресата;
- реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, и
отчества должностных лиц;

- номер, дата и время передачи и приема документа;
- должности и фамилии передавшего и принявшего документ;
- номера телефонов;
- текст и подпись.
Поступившие документы должны иметь те же реквизиты, что и
отправляемые, за исключением подписи.
Документы составляются в одном экземпляре и подписываются
руководителем или ответственными исполнительным.
Электронные документы.
Порядок составления, оформления и согласования проектов
электронных
документов
осуществляется
по
общим
правилам
делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на
бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты,
установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за
исключением оттиска печати.
В перечень обязательных сведений о документах, используемых в
целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота
образовательной организации в соответствии с правилами делопроизводства
в образовательной организации, входят:
 адресант;
 адресат;
 должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
 вид документа;
 дата документа;
 номер документа;
 дата поступления документа;
 входящий номер документа;
 ссылка на исходящий номер и дату документа;
 наименование документа;
 индекс дела;
 сведения о переадресации документа;
 количество листов основного документа;
 количество приложений;
 общее количество листов приложений;
 указания по исполнению документа;
 должность, Ф. И. О. исполнителя;
 отметка о конфиденциальности.
В состав дополнительных сведений об электронном документе могут
быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не
совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о
переносе срока исполнения документа, срок хранения документа,
наименования приложений к электронному документу, ключевые слова,
статус документа (проект, версия), вид передачи документа (электронной
почтой, почтой, факсом и т. д.) и др.
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам

хранения документов, установленных законодательными и иными
нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми
перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
5. Организация документооборота и исполнения документов.
Прием и обработка поступающих документов.
Движение документов с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправки образует документооборот.
В документообороте образовательной организации выделяются
следующие документопотоки:
а) входящая корреспонденция (юридические и физические лица);
б) исходящая корреспонденция (юридические и физические лица);
г) внутренняя документация.
Доставка и отправка документов осуществляется, как правило,
средствами почтовой и электронной связи.
Документы, поступающие в образовательную организацию, проходят
первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение,
передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после
исполнения помещаются в дела.
Прием и первичная обработка документов осуществляется
документоведом.
Документовед проводит: проверку правильности адресования
поступающих документов, правильности доставки и комплектности
документов; сортировку документов на подлежащие и не подлежащие
регистрации.
Полученные конверты с корреспонденцией вскрываются, при этом
проверяется наличие вложений, а также указанных в документах
приложений. В случае повреждения упаковки и вложений либо отсутствия
приложений составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта
направляется корреспонденту, второй приобщается к поступившему
документу.
Ошибочно
присланная
корреспонденция
пересылается
по
принадлежности, если известен адрес получателя. В противном случае
корреспонденция возвращается отправителю.
Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и
прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по ним можно
установить адрес отправителя или, когда дата почтового штемпеля имеет
значение в качестве доказательства времени получения документа.
Документоведом не вскрываются конверты писем с надписью «лично».
Они передаются по назначению.
Информация и документы о деятельности образовательной
организации, не указанные в части 2 статьи 29 Федерального закона
от 29 декабря 2012 года № 273-ФЗ «Об образовании в Российской
Федерации», представляются директором образовательной организации по
обращению гражданина либо должностного лица государственного органа

или органа местного самоуправления в случаях и порядке, предусмотренных
законодательством Российской Федерации.
Представление информации иным организациям о деятельности
образовательной организации осуществляется учредителем организации, в
отношении которой такая информация запрашивается.
Предварительное рассмотрение документов.
Документовед проводит предварительное рассмотрение документов в
целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции
документов,
требующих
обязательного
рассмотрения
директором
образовательной организации.
Основанием для принятия решения в ходе предварительного
рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа
соответствующему работнику.
Результатом предварительного рассмотрения является направление
документа директору образовательной организации или должностному лицу
в соответствии с установленным распределением обязанностей между
руководителем и должностными лицами для вынесения указания по
исполнению документа.
Регистрация документов.
Передача документов на регистрацию производится только после их
предварительного рассмотрения.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения,
использования в справочных целях, как поступающие из других организаций
и от частных лиц, так и образующиеся в процессе деятельности
образовательной организации.
Не подлежат регистрации поздравительные письма, телеграммы,
пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские
документы первичного учета. Для них составляется перечень
нерегистрируемых документов.
Регистрация документов производится с целью обеспечения их учета,
контроля за исполнением и оперативным использованием информации.
Регистрация документов производится в день их поступления.
Допускается отметку о поступлении документа в организацию
проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны
первого листа документа или на его обороте.
Регистрация документов заключается в ведении записи учетных
данных о документе по установленной регистрационной форме, которым
фиксируется факт создания, отправления или получения документа путем
проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью в
указанных формах необходимых сведений о документе.
Документы,
поступающие
в
образовательную
организацию,
регистрируются в Книге/журнале регистрации входящей корреспонденции, а
те, что отправляются из него, - Книге/ журнале регистрации исходящей
корреспонденции.

Распределение поступающих документов.
После регистрации документы передаются на рассмотрение директору
образовательной организации.
После
рассмотрения
директором
документы
возвращаются
документоведу, для перенесения указаний по исполнению документа в
журнал регистрации входящих документов. В соответствии с указаниями по
исполнению подлинник документа направляется работнику, являющемуся
ответственным исполнителем, а соисполнителям направляются копии
документов (если имеются), о чем делается отметка в Книге/журнале
регистрации входящих документов.
Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте,
исполняются аналогично документам на бумажных носителях с учетом
определенной специфики в процессе исполнения.
Порядок обработки и прохождения исходящих и внутренних
документов.
Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по
составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению)
и отправке.
До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его
содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и
приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на
основании которых он готовился.
Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в
пределах образовательной организации.
Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.)
рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.
Документовед перед сдачей корреспонденции на отправку должен
обязательно проверить правильность ее оформления и адресования.
Конвертование корреспонденции и других почтовых отправлений
производится структурными подразделениями организации.
Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их
подписания
(утверждения) или
на
следующий рабочий день.
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на
подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле
образовательной организации. Справочным аппаратом для исходящих
документов является журнал регистрации этих документов.
Отправку исходящих документов производит документовед. Срочная
корреспонденция
оформляется
и отправляется
незамедлительно
документоведом.
Документовед проверяет правильность оформления исходящих
документов, производит сортировку документов по способу доставки
корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и
др.). Неправильно
оформленные
документы
и
корреспонденция
неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются лицу,

подготовившему документ.
Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку,
адресование, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на
отправку в местное отделение связи.
На заказную корреспонденцию, на документы с пометкой «Для
служебного пользования» составляется реестр, который затем возвращается
документоведу, с распиской работников почтового отделения связи или
иного лица, обеспечивающего отправку документов.
Передача с использованием средств факсимильной связи документов,
содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том
числе с пометкой «Для служебного пользования», не разрешается.
Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи
секретных документов.
С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы
материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные
типографским, машинописным или рукописным способом в черном или
темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые
экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой
букв и цифр 2 мм. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи
документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать пяти
листов.
Ответственность за содержание информации, передаваемой с
использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя,
подготовившего факсограмму для передачи.
Особенности работы с электронными документами.
В образовательной организации создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без
предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образцы документов, полученные в результате
сканирования документов и хранящиеся в системе электронного
документооборота.
Прием и отправка электронных документов осуществляются
ответственным документоведом.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в
системе электронного документооборота образовательной организации.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам
делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного
документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
Для подтверждения подлинности электронных документов в
образовательной организации используются электронные цифровые подписи.
Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть
сертифицированы в установленном порядке.
Единицей учета электронного документа является электронный
документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота
образовательной
организации.
Электронный
документ,
имеющий

приложения, регистрируется как один документ.
После отправки электронного документа, заверенного электронной
подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии
на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов
на
обращения
граждан,
поступивших
по
информационнотелекоммуникационным каналам, на которые заявителю дается письменный
ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
Исполненные электронные документы систематизируются в дела в
соответствии с номенклатурой дел образовательной организации и
индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из
документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел в
заголовок дела включается указание «Электронные документы».
Информационная безопасность.
Информационные ресурсы образовательной организации по доступу
(возможности
использования)
подразделяются
на
открытую
(общедоступную) информацию, служебную информацию и информацию
ограниченного распространения (доступа).
К категории открытой информации относится информация,
содержащаяся в документах и базах данных образовательной организации,
непосредственно затрагивающая права и интересы граждан.
К категории служебной информации относится информация,
содержащаяся в документах и базах данных образовательной организации,
предназначенная для должностных лиц и работников, при выполнении ими
своих функциональных обязанностей, не затрагивающая напрямую права
и интересы граждан и не относящаяся к категории ограниченного
распространения (доступа).
К категории информации ограниченного распространения (доступа)
относится информация, содержащаяся в документах и базах данных,
включающая сведения
конфиденциального характера.
Вся информация, содержащаяся в документах и базах данных, по
умолчанию является открытой и общедоступной. Исключение составляет
информация, отнесенная к категориям служебной и ограниченного
распространения (доступа).
Доступ пользователей к информации ограничивается путем отнесения
информации к соответствующей категории и наложением на нее
соответствующего грифа ограничения распространения. Информация
ограниченного доступа снабжается грифом «Для служебного пользования».
Правом отнесения информации к категории ограниченного доступа и
наложения соответствующего грифа обладает автор документа по
согласованию с руководителем образовательной организации.
Документированная информация ограниченного распространения без
санкции должностного лица, установившего режим ограниченного
распространения для данного документа, не подлежит разглашению
(распространению). Предоставление пользователям доступа к данной

информации осуществляется исключительно по согласованию с указанным
должностным лицом путем подачи соответствующей заявки.
Должностные лица, принявшие решение об отнесении информации,
зафиксированной в документе, к категории ограниченного распространения,
несут ответственность за обоснованность принятого решения и его
соответствие действующему законодательству.
Личные дела работников, личные карточки работников, трудовые
книжки работников, приказы по личному составу должны храниться в сейфе
или в металлическом шкафу.
Записи в трудовой книжке подписывает директор образовательной
организации. Учет, хранение и выдачу бланков строгой отчетности:
дипломов, вкладышей к ним, свидетельств, удостоверений ведет заместитель
директора. Бланки хранятся в сейфе.
Установка и эксплуатация программного обеспечения, полученного из
любых
источников
и
выполняющего
функции,
не
связанные
непосредственно с выполнением работниками своих должностных
обязанностей, категорически запрещена.
Вся представленная в электронном виде информация, поступающая в
образовательную организацию, в обязательном порядке подлежит проверке
антивирусными средствами.
Электронная почта может использоваться пользователями только для
обмена информацией, относящейся к категории, открытой и служебной.
Запрещено использовать электронную почту для передачи информации,
относящейся к категории ограниченного распространения.
6.

Контроль за исполнением документов

Организация контроля.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие
исполнения. Контроль исполнения документов включает: учет, постановку
на контроль, контроль сроков исполнения, непосредственную проверку хода
исполнения, проверку качества исполнения, анализ результатов исполнения.
Контроль за исполнением документов устанавливается в целях
обеспечения их своевременного и качественного исполнения, повышения
уровня организаторской работы и исполнительской дисциплины.
При постановке документа на контроль на правом верхнем поле
документа делается отметка о контроле, которую обозначают словом
(штампом) «контроль».
Контролю подлежат приказы, решения советов, а также документы,
поступающие на имя руководителя образовательной организации.
Организация контроля исполнения включает в себя:

постановку документа на контроль;

мониторинг исполнения контрольных поручений документов;

снятие исполненного документа с контроля;

направление исполненного документа в дело.

Документ считается исполненным, когда решены окончательно все
поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:

если в документе поставлен срок исполнения – в указанный
срок;

документы без указания срока исполнения – в месячный срок;

если в документе имеется пометка «срочно» – в трехдневный
срок;

с пометкой «оперативно» – в 10-дневный срок;

по обращениям граждан, требующим дополнительного
изучения и проверки, – до одного месяца со дня регистрации, по остальным
– не более 15 дней.
Срок исчисляется в календарных днях с даты подписания документа.
Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий
день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
При необходимости продления срока исполнения документа
ответственный исполнитель представляет на имя директора образовательной
организации, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении
не позднее чем за три дня до истечения установленного срока, с чем
своевременно передается информация в приемную директора.
Порядок снятия документов с контроля.
Документы снимаются с контроля, если решены поставленные в них
вопросы или авторам дан ответ по существу.
Если по разрешаемому вопросу ожидается ответ, то он вместе с копией
ответа заявителю может находиться у исполнителя на контроле.
Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу
или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания
документа исполненным.
Снять документ с контроля может только должностное лицо, которое
поставило его на контроль.
Основанием для снятия с контроля документов с поручениями
директора является документ – ответ, подписанный директором, его
заместителем, либо справка об исполнении документа.
Если все поставленные в документе вопросы решены в оперативном
порядке, без подготовки письменного ответа, исполнитель на документе
делает краткую запись о решении вопроса, указывает дату и подпись, после
чего документ помещается в дело.
7.Учет и хранение печатей, штампов и бланков.
Обязательному учету подлежат все виды печатей и штампов, бланки
строгой отчетности, командировочные удостоверения, служебные задания,
трудовые книжки.
Учет всех печатей и штампов, имеющихся в образовательной
организации, ведется в специальном журнале.
Журналы учета включаются в номенклатуру дел. Листы их

нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Печати и штампы должны храниться в сейфах или металлических
шкафах.
Ответственность за хранение и использование печатей, штампов несут
лица, ответственные за ведение делопроизводства.
Уничтожение бланков производится по акту с отметкой в
соответствующих журналах учета.
Печати и штампы уничтожаются по акту.
Проверка наличия печатей, штампов и бланков, а также порядка их
хранения и использования производится комиссией не реже одного раза в год
одновременно с проверкой состояния делопроизводства.
8.Составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел - это обязательный для каждой образовательной
организации систематизированный перечень наименований (заголовков) дел,
которые формируются с указанием сроков хранения дел. Номенклатура дел
предназначена для установки в образовательной организации единого
порядка формирования дел, обеспечения их учета, оперативного поиска
документов по их содержанию и виду, определения сроков хранения дел и
является основой для составления описей дел постоянного и длительного
(свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет
включительно) хранения.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,
включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового
обозначения из штатного расписания образовательной организации (кода) и
порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел
обозначаются арабскими цифрами.
Пример –
12-05, где 12 – обозначение (код), 05 – порядковый номер заголовка
дела в разделе номенклатуры дел.
В графе 2 номенклатуры дел прописываются заголовки дел.
Заголовок дела должен четко в сжатой обобщенной форме отображать
состав и содержание документов дела.
В заголовках личных и других дел, содержащих документы по одному
вопросу, употребляется термин ДЕЛО.
В заголовках дел, содержащих планово-отчетную документацию,
указывается период (месяц, квартал, полугодие, год), в котором планируется
создание документов или период их фактического выполнения.
Во время размещения заголовков дел в номенклатуре учитывается
важность документов, включенных в дело, их взаимосвязь. В начале
располагаются заголовки дел в отношении документов, поступивших от
органов высшего уровня, далее - по организационно-распорядительной
документации, планово-отчетной документации, переписке, учетносправочным видам документов. В каждой из этих групп документы также
размещаются с учетом значимости и сроков хранения.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется в течение календарного года –
при формировании нового дела, при закрытии дела и по окончании
календарного года.
По достижении делом объема в 250 листов, том закрывается и
открывается новый том. В графе последовательно указываются номера томов
и крайние даты документов каждого тома.
Пример –
«Т1 – 11.01.2021-30.06.2021, Т.2. – 01.07.2021-30.12.2021».
Электронные дела на тома не разделяются. Все электронные
документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по типовому
или ведомственному перечню, федеральному закону или иному
нормативному правовому акту, а при их отсутствии – по типовой или
примерной номенклатуре дел.
В графе 5 «Примечание» указываются специальные сроки хранения,
проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о
выделении дел к уничтожению по истечении сроков их хранения, о месте
хранения подлинников документов, о передаче дел в другую организацию
для продолжения и др. В графе делаются отметки о переходящих делах с
указанием старого индекса дела в случае его изменения.
Пример –
«Переходящее с 2016 г. В 2016 - 2019 гг. – д. 2-2-11».
По делам, которые по каким-либо причинам в течение года не
заводились, в графе «Примечание» номенклатуры дел делается запись –
«Дело не заводилось». При этом в графе 3 проставляется прочерк.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись
о количестве заведенных дел (томов).
9. Формирование и оформление дел.
Формирование дел.
Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел.
Во время формирования дел следует придерживаться таких общих
правил:
- помещать в дела только исполненные документы в соответствии с
заголовками дел в номенклатуре;
- группировать в дела документы, выполненные в течение одного
календарного года (01.01-31.12), за исключением переходящих дел (ведутся в
течение нескольких лет), личных дел;
- помещать в дела только оригиналы или, в случае их отсутствия,
заверенные в установленном порядке копии документов;
- не допускать включения в дела черновых, личных документов,
размноженных копий и документов, подлежащих возврату; раздельно
группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

- по объему дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм
толщиной).
Расположение
документов
внутри
дел
производится
в
хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы
располагаются в начале дела.
Положения, правила, инструкции и т. п., утвержденные
распорядительными документами, группируются вместе с указанными
документами.
Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов
по кадровым вопросам (личному составу) (назначение, перемещение,
увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.
Протоколы заседаний коллегиальных органов образовательной
организации группируются в дела в хронологическом порядке и по номерам
в пределах календарного года. Документы к заседаниям указанных органов
систематизируются по датам и номерам протоколов, а в пределах группы
документов, которые касаются одного протокола, - по повестке дня
заседания.
Переписку следует группировать в дела за период календарного года.
В дело переписки помещаются все документы, возникшие в ходе решения
вопроса.
Переписка
систематизируется
в
хронологической
последовательности; документ ответ помещается за документом-запросом.
Оформление дел.
Дела образовательной организации подлежат оформлению при их
заведении и по завершении года.
Оформление дела – подготовка дела к хранению включает в себя
комплекс работ по описанию дела на обложке, подшивке, нумерации листов
и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится
работниками организации, в обязанности которых входит заведение и
формирование дел, при методической помощи и под контролем
ответственного за архив образовательной организации.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное
оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения (по личному составу, личные дела уволенных работников).
Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или твердый переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя;

составление в особых случаях (при оформлении личных дел,
для учета особо ценных документов) внутренней описи документов дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела
(уточнение названия подразделения, индекса и заголовка дела, даты дела и
др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат

частичному оформлению. Допускается:

хранить дела в скоросшивателях;

не проводить пересистематизацию документов в деле;

листы дела не нумеровать;

заверительные надписи не составлять.
Документы, подлежащие полному оформлению, подшивают на четыре
прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом
возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и
резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету)
металлические скрепления (скобы, скрепки) из документов удаляются. Дела
постоянного хранения, состоящие из неформатных документов, хранятся в
закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками.
При наличии в деле невостребованных личных документов (трудовых
книжек и др.) эти документы вкладываются в конверт, который затем
подшивается в это дело. При наличии большого количества таких
документов они могут изыматься из дел, и на них составляется отдельная
опись.
В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для
заверительной надписи.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все листы, кроме
заверительного, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не
задевая текста документа, простым графическим карандашом или
нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации
листов запрещается. Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по
каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле,
нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.
При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как
один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и
нумеруется как один лист.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом
вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в
конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов
(включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или
сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому
расположению листов в деле.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов
дела в делопроизводстве проводится их перенумерация. При перенумерации
листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом
ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная

надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но
сохраняется в деле.
Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их
нумерации составляется заверительная надпись дела. Она составляется в деле
на отдельном листе – заверителе дела. Заверительная надпись составляется
по установленной форме.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения,
замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и
т. д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий
акт.
Обложка дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу оформляется по установленной форме.
На обложке дел постоянного хранения вверху предусматривается место
для наименования государственного архива, в который они будут переданы,
а также архивного шифра в правом верхнем и левом нижнем углах.
При оформлении обложки дел наименование Школы указывается
полностью по уставу, в именительном падеже, сокращенное название – в
скобках.
Обязательными реквизитами обложки дела является указание
количества листов в деле, которое проставляется на основании
заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на делах постоянного
хранения пишется: «хранить постоянно»), который переносится на обложку
дела из номенклатуры после сверки его по срокам хранения в перечне.
Для учета документов определенных категорий дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой
данной документации (личные дела, особо ценные), составляется внутренняя
опись документов дела.
Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям
документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание
документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной
форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела,
их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых
расположен каждый документ.
К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой
указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов
и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием
должности, подписи, расшифровки подписи и нумеруется в деле отдельно.
10.Хранение и уничтожение документов.
Документы (дела) с момента создания (получения) или формирования
хранятся в организации до передачи архивному учреждению.

Руководитель образовательной организации и специально назначенное
лицо (лица) обязаны обеспечить хранение документов и дел.
Дела должны храниться в вертикальном положении в шкафах, которые
закрываются. На корешках обложек дел указываются номера дел.
Выдача дел во временное пользование работникам образовательной
организации осуществляется с устного разрешения его руководителя, а другим учреждениям - с его письменного разрешения. На выданное дело
составляется карточка - заменитель. В карточке указываются номер дела,
заголовок дела, дата его выдачи, лицо, которому дело выдано, дата его
возврата, подписи лиц, которые выдали и приняли дело.
Предоставление дел во временное пользование осуществляется не
более чем на один месяц.
Изъятие документов из дела постоянного хранения запрещается. В
исключительных случаях изъятие документов допускается с разрешения
руководителя образовательной организации с обязательным оставлением в
деле заверенных должным образом копий.
После окончания срока хранения документов, которые не подлежат
передаче архивным учреждениям, документы списываются комиссией
образовательной организации по проведению экспертизы ценности
документов, которую назначает руководитель образовательной организации.
На
списанную
документацию
экспертная
комиссия
составляет
соответствующий акт.
Списанная документация уничтожается.

Приложение 1

Приложение 1
к методическим рекомендациям по ведению
деловой документации в государственных и
муниципальных дошкольных
образовательных и общеобразовательных
организациях Республики Крым

Примерная форма журнала учета печатей и штампов
образовательной организации
Наименование
печати
Оттиск
№ п/п (штампа), инициа печати
штампа)
тор заказа,
дата поступления

Наименование
подразделения,
Подпись,
должность
удостоверяющая
получателя и
получение, дата
фамилия
получателя

Результаты
ежегодной
проверки
наличия
печатей
и штампов,
дата проверки

Отметка об
уничтожении,
номер
акта и дата

Оттиск печатей
(штампов)
для
Примечание
уничтожения,
дата
возврата

1

4

6

7

8

2

3

5

Примерная форма Книги/ журнала регистрации приказов
образовательной организации.
По основной деятельности
№
п/п

1

Дата
приказа
25.08.
2022

Номер
приказа

Содержание

74-О

О проведении
комплектования
педагогических
кадров

Исполнитель

Срок
исполнения
30.08.2022

ФИО

Отметка об исполнении
Снят с контроля
30.08.22

9

По кадровым вопросам
№
п/п
1

Дата приказа
14.10.22

Номер приказа

Вид приказа
Прием

77-К

ФИО сотрудника

Основание
ТД № 25 от
14.10.2022

ФИО

По контингенту обучающихся
№
п/п
1

Дата приказа
28.09.2022

Номер
приказа
35-У

Вид приказа
Зачисление

ФИ обучающегося
ФИ

Основание
Заявление родителей
от 27.09.2022
№ 46

Приложение 2
к методическим рекомендациям по ведению
деловой документации в государственных и
муниципальных дошкольных
образовательных и общеобразовательных
организациях Республики Крым

Примерная форма Книги/ журнала регистрации распоряжений
образовательной организации.
№ п/п

Дата
Номер
распоряжения распоряжения

Содержание
Ф.ИО.

1

20.10.22

Кто подписал
О поезде учащихся
на экскурсию

37-Р

Срок исполнения Отметка об
исполнении
Снят с
22.10.22
контроля
22.10.22

Примерная форма Книги/ журнала регистрации протоколов
образовательной организации.
№ п/п

№ протокола

Дата его
регистрации

Повестка дня

Приложение 3
к методическим рекомендациям по
ведению деловой документации в
государственных и муниципальных
дошкольных образовательных и
общеобразовательных организациях
Республики Крым

Примерная форма регистрационного журнала входящих документов
образовательной организации
№ п/п

1

Дата поступления
документа/
входящий номер

2

Дата и номер
документа,
присвоенный
автором

Краткое содержание
Корреспондент

3

4

5

Резолюция или
кому направлен
документ
(подпись,
удостоверяющая
получение)
6

Отметка об
исполнении

7

Примерная форма регистрационного журнала исходящих документов
образовательной организации
№
п/п

Дата
документа

Регистрацио
нный
Адресат
номер
документа

1

2

3

4

Краткое
содержание

Дата и номер
документа, на
который
дается ответ

5

6

Исполнитель

7

Приложение 4
к методическим рекомендациям по
ведению деловой документации в
государственных и муниципальных
дошкольных образовательных и
общеобразовательных организациях
Республики Крым

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Общеобразовательное учреждение

Заголовок дела
(тома,части)

Индекс
дела

1

2

Количество
дел
(томов)

3

Срок
хранения
дела (тома,
части)
и № статей
по
Перечню
4

Примечание

5

01. Руководство (канцелярия)
Нормативные правовые акты
органов, осуществляющих
управление в сфере
01-01
образования, регламентирующие
образовательные отношения.
Копии
01-02 Устав ОО

Свидетельство о постановке на
01-03 учет в налоговом органе
(ИНН)

До минования
надобности
п. «б» ст.
Заведено
3, п. «б»
ст. 4 ТП
2019
Постоянно
ст. 28 ТП
2019

После замены
новым

До минования
надобности, Переходящее с
ст. 24 ТП 2012
2019

Свидетельство о внесении
01-04
записи в ЕГРЮЛ

Постоянно
ст. 24 ТП
2019

Переходящее с
2012

Документы (договор, контракт,
свидетельства) на право
01-05 оперативного управления
имуществом, на право
пользования земельным участком

До
ликвидации
организации
ст. 93 ТП
2019

Переходящее с
2012

01-06 Лицензии и приложения к ним

5 лет
ст. 55 ТП

После

2019

01-07

Свидетельство о государственной
аккредитации

Санитарно-эпидемиологическое
заключение на образовательную
01-08 деятельность, санитарноэпидемиологическое заключение
на медицинскую деятельность

До
ликвидации
организации,
ст. 61 ТП
2019

Переходящее с
2018

5 лет, ЭПК
ст. 429 ТП
2019

Переходящее с
2018

Государственное/
01-09
Муниципальное задание

Постоянно
п. «б» ст.
198 ТП 2019

Отчет о выполнении
01-10 государственного/муниципального
задания

Постоянно
п. «а» ст.
211 ТП 2019

01-11 Программа развития

Постоянно
ст. 193 ТП
2019

01-12

Протоколы коллегиальных
органов

Постоянно
п. «в» ст.
18 ТП 2019

01-13

Протоколы совещаний при
директоре

Постоянно
п. «е» ст.
18 ТП 2019

Протоколы общих собраний
01-14
работников

Постоянно
п. «ж» ст.
18 ТП 2019

Приказы по основной
01-15
деятельности

Постоянно
п. «а» ст.
19 ТП 2019

Книга/журнал регистрации
01-16 приказов по основной
деятельности
01-17

Приказы по контингенту
обучающихся

01-18

Книга/журнал регистрации
приказов по контингенту

прекращения
действия
лицензии
Переходящее с
2018

Постоянно
п. «а» ст.
182 ТП 2019
Постоянно
п. «а» ст.
19 ТП 2019
Постоянно
п. «а» ст.

Переходящее с
2020

обучающихся

182 ТП 2019

Приказы/распоряжения по
01-19 административно-хозяйственным
вопросам

5 лет
п. «б» ст.
19 ТП 2019

Книга/журнал регистрации
приказов/распоряжений по
01-20
административно-хозяйственной
деятельности

5 лет
п. «в» ст.
182 ТП 2019

Локальные нормативные акты по
01-21
основным вопросам

Постоянно
ст. 8 ТП
2019

Документы о проверках (акты,
01-22 справки, переписка) органами
госконтроля (надзора)

10 лет
ст. 141 ТП
2019

01-23 Инструкция по делопроизводству

Постоянно
ст. 28 ТП
2019

После замены
новыми

Постоянно
ст. 157 ТП
2019

Структурных
подразделений
– 3 года

01-24 Номенклатура дел

01-25

Обращения граждан и переписка
по их рассмотрению

Журнал регистрации обращений
01-26
граждан

01-27

Журнал учета выдачи печатей и
штампов

Акты уничтожения печатей и
01-28
штампов

01-29

Журнал регистрации входящих
документов

01-30 Журнал регистрации исходящих

5 лет ЭПК
ст. 154 ТП
2019
5 лет
п. «е» ст.
182 ТП 2019
До
ликвидации
организации
ст. 163 ТП
2019

3 года
ст. 164 ТП
2019

5 лет
п. «г» ст.
182 ТП 2019
5 лет

При
отсутствии
книг,
журналов,
оттисков и
слепков – до
ликвидации
организации

документов

01-31

Публичный доклад о работе
школы

01-32 Отчет о самообследовании

п. «г» ст.
182 ТП 2019
Постоянно
ст. 209 ТП
2019
Постоянно
ст. 209 ТП
2019

01-33 Годовой план работы школы

Постоянно
п. «а» ст.
198
ТП 2019

Оперативные планы
01-34 (квартальные, месячные)
работы школы

До минования
надобности
ст. 201 ТП
2019

01-35 <...>
02. Образовательная деятельность
Образовательные программы
02-01 школы по уровням общего
образования

До замены
Переходящее с
новыми
2017 года
ст. 271 ПМП

Дополнительные образовательные
02-02
программы

До замены
Переходящее с
новыми
2020 года
ст. 271 ПМП

Протоколы заседаний
02-03 педагогического совета и
документы к ним
02-04

Книга учета протоколов
педагогического совета

Постоянно
п. «д» ст.
18 ТП 2019
10 лет
ст. 335 ПМП

Документы по анализу и
02-05 контролю образовательной
деятельности

Постоянно,
ст. 316 ПМП

Протоколы заседаний совета
родителей (родительского
02-06 комитета) и документы
(справки, доклады,
информации) к ним

Постоянно,
ст. 324 ПМП

02-07

Протоколы заседаний
экзаменационных комиссий

02-08 Информация, сведения о работе

Постоянно,
если школа
3 года
сдает
ст. 326 ПМП
документы на
госхрание
3 года

02-09

групп продленного дня

ст. 312 ПМП

Книга учета выдачи медалей
учащимся школ

50 лет
ст. 319 ПМП

Книга учета бланков и выдачи
аттестатов (регистрации
02-10
выданных документов об
образовании)
02-11

Книга учета выдачи похвальных
листов и похвальных грамот

50 лет
ст. 322 ПМП
50 лет
ст. 320 ПМП

Документы (планы, докладные
02-12 записки, переписка) о
проведении открытых уроков

Постоянно,
если школа
3 года
сдает
ст. 321 ПМП
документы на
госхрание

Протоколы родительских
собраний и документы к ним
02-13
(справки, доклады,
информации)

5 лет
ст. 324 ПМП

02-14

Отчеты о работе совета
родителей

3 года
ст. 325 ПМП

02-15

Алфавитная книга записи
обучающихся

50 лет
ст. 329 ПМП

02-16 Личные дела обучающихся

После
окончании
3 года
школы и при
ст. 330 ПМП
выбытии в
другую школу

02-17 Экзаменационные билеты

1 год
ст. 503 ПМП

02-18

Экзаменационные работы
обучающихся

1 год
После сдачи
ст. 506 ПМП экзаменов
Изъятые из
классных
В электронной
журналов
форме на диске
сводные
– 5 лет
ведомости
успеваемости –
ст. 331 ПМП
не менее 25 лет

02-19

Классные журналы
(электронные)

02-20

Журнал учета пропущенных и
замещенных уроков

5 лет
ст. 337 ПМП

02-21

Журнал занятий по
дополнительному образованию

5 лет
ст. 493 ПМП

02-22 Журнал группы продленного дня

5 лет
ст. 333 ПМП

02-23 <...>
03. Воспитательная деятельность
Планы воспитательных
03-01 мероприятий и документы к
ним

3 года
ст. 194 ТП
2019

Переписка по вопросам
03-02 профориентации, трудового
обучения и воспитания

3 года
ст. 345 ПМП

Переписка с органами системы
03-03 профилактики и безнадзорности
несовершеннолетних

03-04

Документы об организации и
работе лагерей

5 лет, ЭПК
ст. 70 ТП
2019
Постоянно,
если школа
10 лет
сдает
ст. 478 ПМП
документы на
госхрание

Документы о проведении
олимпиад, викторин по
учебным предметам, смотров,
03-05
конкурсов художественного,
технического и других видов
творчества школьников

До минования
надобности
ст. 383 ПМП

Документы о выставках детского
03-06 художественного и технического
творчества

До минования
надобности
ст. 384 ПМП

Отчеты, информации о работе
03-07 общественных ученических
организаций

Постоянно,
если школа
10 лет
сдает
ст. 388 ПМП
документы на
госхрание

03-08 <...>
04. Методическая деятельность
Положение о методическом
04-01
совете

Постоянно,
п. «а» ст.
34 ТП 2019

Положения об учебно04-02 методических объединениях,
рабочих группах

Постоянно,
п. «а» ст.
34 ТП 2019

04-03

Протоколы заседаний
методического совета и

Постоянно,
п. «д» ст.

документы (справки, доклады,
информации) к ним
04-04

Годовой план работы
методического совета

Анализ результатов
04-05 методической работы
образовательной организации

18 ТП 2019
5 лет, ЭПК
ст. 200
ТП 2019
5 лет, ЭПК
ст. 46 ТП
2019

По
оперативным
вопросам - 5
лет

04-06 <...>
05. Кадровое обеспечение

05-01 Коллективный договор

Постоянно
ст. 386 ТП
2019

Документы о проверках
05-02 выполнения условий
коллективного договора

3 года
ст. 389 ТП
2019

05-03

Правила внутреннего трудового
распорядка

Штатное расписание и
05-04
изменения к нему

05-05

Штатные расстановки (штатносписочный состав работников)

05-06

Должностные инструкции
работников

Приказы по личному составу
(прием, перемещение,
совмещение, перевод,
увольнение, аттестация,
дополнительное
05-07 профессиональное образование,
изменение фамилии,
поощрения, награждения,
отпуска по уходу за ребенком,
отпуска без сохранения
заработной платы)

Постоянно
ст. 394 ТП
2019
Постоянно
ст.40 ТП
2019
50/75 лет
ст. 42 ТП
2019
50/75 лет
ст. 443 ТП
2019

50/75
лет3 ЭПК
п. «а» ст.
434 ТП 2019

Присланные
для сведения –
до минования
надобности
После
истечения
срока действия
коллективного
договора

Приказы организации по
личному составу (ежегодные
оплачиваемые отпуска, отпуска
в связи с обучением,
05-08
дежурствах, не связанных с
основной (профильной)
деятельностью, о командировках
и служебных проверках
Приказы по личному составу
05-09
(дисциплинарные взыскания)

05-10

Книга/журнал регистрации
приказов по личному составу)

Журнал учета личных дел
работников личных дел, личных
05-11
карточек, трудовых договоров
(служебных контрактов)

5 лет
п. «б»-«г»
ст. 434 ТП
2019

3 года
п. «д» ст.
434 ТП 2019
О ежегодно
оплачиваемых
отпусках,
отпусках в
связи с
50/75 лет
обучением,
ЭПК
п. «б» ст. дежурствах,
182 ТП 2019 не связанных
с основной
(профильной)
деятельностью
– 5 лет
50/75 лет
ЭПК
п. «б» ст.
463 ТП 2019

05-12 Личные дела работников

50/75 лет
ЭПК
ст. 445 ТП
2019

Трудовые договоры, служебные
05-13 контракты, соглашения об их
изменении, расторжении

50/75 лет
ЭПК*
ст. 435 ТП
2019

Уведомления, предупреждения,
работников(ам) работодателем

3 года
ст. 436 ТП
2019

Личные карточки работников
(ф. Т-2)

50/75 лет
ЭПК
ст. 444 ТП
2019

05-14

05-15

Подлинные личные документы
05-16 (трудовая книжка, дипломы,
аттестаты, удостоверения,

Об отпусках,
командировках
работников с
вредными и
(или)
опасными
условиями
труда – 50/75
лет

Переходящее с
2021 года

Переходящее с
202 года

До
Невостребованн
востребования. ые – 50/75
ст. 449 ТП лет*

свидетельства)

05-17

Книга учета движения трудовых
книжек и вкладышей в них

2019
50/75 лет
п. «в» ст.
463 «в» ТП
2019

Согласия на обработку
персональных данных

3 года
ст. 441 ТП
2019

Документы об освобождении от
уплаты налогов, предоставлении
05-19 льгот, отсрочек уплаты или
отказе в ней по налогам,
сборам

5 лет
ст. 304 ТП
2019

Протоколы заседаний,
05-20 постановления и другие
документы аттестационных
комиссий

10 лет ЭПК
ст. 485 ТП
2019

Документы по аттестации,
05-21 определению профессиональных
и личностных качеств
работников

5 лет
ст. 484 ТП
2019

Документы о прохождении
независимой оценки
квалификации работников или
05-22
лиц, претендующих на
осуществление определенного
вида трудовой деятельности

5 лет
ст. 488 ТП
2019

05-23 Графики проведения аттестации

1 год
ст. 490 ТП
2019

Документы о переподготовке и
05-24 повышении квалификации и
переподготовке работников

5 лет ЭПК
ст. 491 ТП
2019

Переписка по аттестации,
05-25 переподготовке и повышении
квалификации работников

3 года
ст. 499 ТП
2019

05-18

05-26

План повышения квалификации
педагогических работников

5 лет
ст. 482 ТП

После
истечения
срока действия
согласия или
его отзыва,
если иное не
предусмотрено
федеральным
законом,
договором

2019
Документы о представлении к
награждению работников
05-27 (представления, ходатайства,
характеристики, выписки из
решений и др.)

5 лет
ст. 500 ТП
2019

05-28 График отпусков

3 года
ст. 453 ТП
2019

Тарификационные списки
05-29
(ведомости) работников

50/75 лет
ст. 400 ТП
2019

05-30

Отчеты работников о
командировках

5 лет ЭПК
ст. 452 ТП
2019

Документы ведению воинского
учета и бронированию граждан,
05-31
пребывающих в запасе (планы,
отчеты)

5 лет
ст. 457 ТП
2019

Документы ведению воинского
учета и бронированию граждан,
05-32
пребывающих в запасе
(карточки, листки, повестки)

5 лет
ст. 458 ТП
2019

Журнал (книга) проверок
состояния воинского учета и
05-33
бронирования граждан,
пребывающих в запасе

5 лет
ст. 459 ТП
2019

Журнал учета лиц, подлежащих
05-34
воинскому учету

После снятия
с учета

5 лет
п. «е» ст.
463 ТП 2019

Заявки о потребности в
05-35 привлечении иностранных
работников

1 год
ст. 377 ТП
2019

Заявления работников о выдаче
05-36 документов, связанных с
работой, и их копий

1 год
ст. 451 ТП
2019

05-37 <...>
06. Бухгалтерский учет и отчетность
Положение об оплате труда и
06-01
премировании работников
06-02 Годовой план финансово-

Постоянно
После замены
п. «а» ст.
новыми
294ТП 2019
Постоянно

хозяйственной деятельности

п. «а» ст.
247 ТП 2019

Отчеты о выполнении планов
финансово-хозяйственной
06-03
деятельности организации.
Годовые

Постоянно
п. «а» ст.
272 ТП 2019

Отчеты о выполнении планов
финансово-хозяйственной
06-04
деятельности организации.
Квартальные

5 лет
п. «б» ст.
272 ТП 2019

Документы о проверках (акты,
справки, переписка)
06-05
финансово-хозяйственной
деятельности

5 лет
ст. 282 ТП
2019

Годовая бухгалтерская
отчетность

Постоянно
ст. 268 ТП
2019

06-07 Годовая бюджетная отчетность

5 лет
п. «а» ст.
269 ТП 2019

Промежуточные бухгалтерские
06-08
отчеты

5 лет
п. «б» ст.
269 ТП 2019

06-06

Аудиторские заключения по
06-09
бухгалтерской отчетности

5 лет
ст. 286 ТП
2019

Годовые и квартальные расчеты
06-10
по страховым взносам

50/75 лет3
ст. 308 ТП
2019

06-11 Лицевые счета работников

50/75 лет
ЭПК3
ст. 296 ТП
2019

Документы о получении
заработной платы (сводные
06-12 расчетные (расчетно-платежные)
ведомости, расчетные листы,
доверенности)

6 лет
ст. 295 ТП
2019

Документы (копии отчетов,
заявления, списки работников,
06-13
справки, выписки из
протоколов, заключения,

5 лет
ст. 298 ТП
2019

При
отсутствии
годовых–
постоянно
Для годовой
бухгалтерской
отчетности постоянно

При
отсутствии
лицевых счетов
- 50/75 лет

переписка) о выплате пособий,
оплате листков
нетрудоспособности,
материальной помощи

06-14

Справки о доходах и суммах
налога физических лиц

5 лет
ст. 312 ТП
2019

При
отсутствии
лицевых счетов
или
ведомостей
начисления
заработной
платы –
50/75 лет

06-15

Исполнительные листы по
удержанию из заработной платы

5 лет
ст. 299 ТП
2019

После
исполнения

Табели и журналы учета
рабочего времени

5 лет
ст. 402 ТП
2019

При тяжелых,
вредных и
опасных
условиях труда
– 50/75 лет

06-16

Налоговые декларации
06-17 (расчеты) по всем видам
налогов

5 лет ЭПК
ст. 310 ТП
2019

06-18

Документы об инвентаризации
активов

5 лет
ст. 321 ТП
2019

06-19

Документы об инвентаризации
товарно-материальных ценностей

5 лет
ст. 321 ТП
2019

При условии
проведения
проверки

5 лет
ст. 323 ТП
2019

После выбытия
основных
средств и
нематериальны
х активов

5 лет
ст. 279 ТП
2019

После
увольнения
материальноответственного
лица

Документы о переоценке
основных фондов, определении
06-20
амортизации основных средств,
оценке стоимости имущества

06-21

Договоры о материальной
ответственности

Договоры гражданско-правового
характера о выполнении работ,
оказании услуг физическими
06-22
лицами, акты сдачи-приемки
выполненных работ, оказанных
услуг

50/75 лет3
ст. 301 ТП
2019

Договоры с родителями
(законными представителями)

5 лет ЭПК
ст. 11 ТП
2019

После
истечения
срока действия
договора

06-24 Документы учетной политики

5 лет
ст. 267 ТП
2019

После замены
новыми

Первичные учетные документы
и связанные с ними
оправдательные документы
(кассовые документы и книги,
банковские документы, корешки
денежных чековых книжек,
06-25 ордера, табели, извещения
банков и переводные
требования, акты о приеме,
сдаче и списании имущества и
материалов, квитанции,
накладные, авансовые отчеты,
переписка)

5 лет
ст. 277 ТП
2019

При условии
проведения
проверки; при
возникновении
споров,
разногласий
сохраняются
до принятия
решения по
делу

Перечень лиц, имеющих право
06-26 подписи первичных учетных
документов

5 лет
ст. 280 ТП
2019

После замены
новыми

Документы о взаимных расчетах
06-27
и перерасчетах

5 лет
ст. 264 ТП
2019

После
проведения
взаиморасчета

06-23

06-28 Книга учета доверенностей

06-29 Счета-фактуры

5 лет
п. «д» ст.
292 ТП 2019
5 лет
ст. 317 ТП
2019

06-30 Журнал учета основных средств

До
ликвидации
организации
п. «а» ст.
329 ТП 2019

Журнал учета материальных
06-31
ценностей и иного имущества

5 лет
п. «б» ст.
329 ТП 2019

Книга учета приходно06-32 расходных материалов,
оборудования
06-33 Положение о закупке товаров,

5 лет
ст. 526 ТП
2019
Постоянно

После
списания
материальных
ценностей

работ, услуг

ст. 217 ТП
2019

06-34 План-график закупок

3 года
ст. 218 ТП
2019

06-35 Документы по закупкам

3 года
ст. 219-223
ТП 2019

06-36 Муниципальные контракты

5 лет ЭПК
ст. 224 ТП
2019

Переписка по осуществлению
закупок для нужд организации

3 года
ст. 229 ТП
2019

Журнал регистрации заявок на
06-38
участие в закупках

3 года
ст. 227 ТП
2019

Переписка по вопросам оказания
06-39
платных услуг

5 лет ЭПК
ст. 290 ТП
2019

Документы о поставке
материалов (сырья),
06-40
оборудования и другой
продукции

3 года
ст. 511 ТП
2019

06-37

Приемо-сдаточные акты,
составленные при смене
06-41
должностных, ответственных,
материально-ответственных лиц

15 лет
ст. 44 ТП
2019

06-42 <...>
07. Библиотека
07-01 Положение о библиотеке

07-02

Инвентарная книга, алфавитный
каталог

Документы учета материалов
07-03 справочно-информационного
фонда, библиотеки

Постоянно
п. «а» ст.
33 ТП 2019
Постоянно
ст. 330 ТП
2019
До
ликвидации
библиотеки
ст. 366 ТП
2019

После
истечения
срока действия
контракта

Акты списания книг и
периодических изданий

5 лет
ст. 365 ТП
2019

Документы о подготовке и
07-05 проведении выставок, ярмарок,
презентаций

5 лет ЭПК
ст. 368 ТП
2019

07-04

После
следующей
проверки

07-06 <...>
08. Архив
08-01

Положение об архиве, об
экспертной комиссии

08-02 Учетные документы архива

Постоянно
п. «а» ст.
33 ТП 2019
Постоянно
ст. 171 ТП
2019

08-03 Описи дел постоянного хранения

Неутвержденны
Постоянно
е – до
п. «а» ст.
минования
172 ТП 2019
надобности

08-04 Описи дел по личному составу

Неутвержденны
е,
50/75 лет
несогласованны
п. «б» ст.
е - до
172 ТП 2019
минования
надобности

Описи дел временного (свыше
08-05
10 лет) хранения

3 года
После
п. «в» ст. уничтожения
172 ТП 2019 дел

Документы учета выдачи дел,
08-06 документов во временное
пользование

08-07

Документы выемки дел,
документов

3 года
ст. 175 ТП
2019

После
возвращения
документов.
Для актов
выдачи дел во
временное
пользование
другим
организациям
- 5 лет

3 года
ст. 176 ТП
2019

После
возвращения
документов.
При
невозвращении
- протоколы,
акты
включаются в

дело фонда постоянно
Копии архивных справок,
выданные по запросам граждан,
08-08
документы к ним (заявления,
запросы, справки, переписка)

5 лет ЭПК
ст. 178 ТП
2019

Журналы, базы данных учета
08-09 выдачи архивных справок,
копий, выписок из документов

5 лет
ст. 177 ТП
2019

Договоры (соглашения) с
архивными учреждениями,
08-10 иными организациями о
взаимодействии и сотрудничестве
в сфере архивного дела и
делопроизводства

5 лет ЭПК
ст. 179 ТП
2019

После
истечения
срока действия
договора

08-11 <...>
09. Медицинское обслуживание
Положение о медицинском
09-01
блоке
09-02

Медицинские карты
обучающихся

Постоянно2
п. «а» ст.
33 ТП 2019
5 лет
ст. 441 ПМП

Документы о медицинских
осмотрах

3 года
ст. 635 ТП
2019

Заключительны
е акты
медицинских
осмотров
работников,
выполняющих
работы с
вредными,
опасными
условиями
труда –
50/75 лет

Договор о финансовом
09-04 обеспечении обязательного
медицинского страхования

5 лет
ст. 627 ТП
2019

После
истечения
срока действия
договора

09-03

09-05

Документы о медицинском
обслуживании

5 лет
ст. 369 ПМП

09-06 <...>
10. Пищеблок
10-01 Положение об организации

Постоянно

питания обучающихся школы

Положение о бракеражной
10-02
комиссии школы

п. «а» ст.
33 ТП 2019
Постоянно
п. «а» ст.
33 ТП 2019

10-03

Отчеты, информации, справки
об организации питания

1 год
ст. 362 ПМП

10-04

Утвержденные нормы питания
для школьников (меню)

ДЗН
ст. 839 ПМП

Документы (сертификаты,
10-05 акты, рекламации, заключения,
справки) о качестве сырья
10-06

Накопительная ведомость по
расходу продуктов питания

Акты по бракеражу,
браковочные извещения,
10-07 дефектные ведомости и
переписка о выбраковке
продукции

5 лет
ст. 513 ТП
2019
5 лет
ст. 276 ТП
2019

3 года
ст. 787 ПМП

Журнал поставки пищевой
10-08
продукции

3 года
ст. 787 ТП
2019

10-09 Комплектовочные ведомости

1 год
ст. 512 ТП
2019

Документы (распоряжения,
10-10 требования, накладные) об
отпуске товаров со складов и
отгрузке продукции

5 лет
ст. 518 ТП
2019

Журналы бракеража пищевых
10-11 продуктов и кулинарной
продукции

1 год
ст. 967 ПМП

Журнал учета температурного
10-12 режима в холодильном
оборудовании (на пищеблоке)

1 год
ст. 967 ПМП

Журнал проведения
10-13 витаминизации третьих и
сладких блюд

1 год
ст. 967 ПМП

10-14 Технологические карты

До замены
новыми

Переходящие с
2019 года

10-15

Гигиенический журнал
(сотрудники)

1 год
ст. 967 ПМП

Журнал учета температуры и
10-16 влажности в складских
помещениях

1 год
ст. 967 ПМП

10-17 <...>
11. Безопасность
11-01 Паспорт безопасности школы

Договоры на оказание охранных
11-02
услуг

Документы (протоколы, акты,
справки, сведения, докладные,
11-03 служебные записки, переписка)
о расследовании чрезвычайных
происшествий при охране
зданий

5 лет
ст. 594 ТП
2019

После
актуализации
паспорта

5 лет
ст. 580 ТП
2019

После
истечения
срока действия
договора;
после
прекращения
обязательств
по договору

5 лет ЭПК
ст. 587 ТП
2019

Книги регистрации (учета
выдачи) удостоверений,
11-04
пропусков, идентификационных
карт

3 года
ст. 589 ТП
2019

Разовые пропуска, корешки
11-05 пропусков в служебные здания
и на вынос материальных
ценностей

1 год
ст. 591 ТП
2019

Документы (заявки, переписка)
11-06 о допуске в служебные
помещения в нерабочее время и
выходные дни

1 год
ст. 592 ТП
2019

Документы о повышении
11-07 антитеррористической
защищенности организации

5 лет ЭПК
ст. 595 ТП
2019

Журналы инструктажа по
11-08 антитеррористической
защищенности

3 года
ст. 598 ТП
2019

11-09

Журнал вводного инструктажа
по гражданской обороне

3 года

ст. 608 ТП
2019
Журнал учета инструктажа по
11-10 действиям в чрезвычайных
ситуациях

3 года
ст. 608 ТП
2019

Планы-схемы эвакуации из
11-11 здания при чрезвычайных
ситуациях

До замены
новыми
ст. 606 ТП
2019

Документы об обеспечении
противопожарного режима

5 лет ЭПК
ст. 611 ТП
2019

Документы об обеспечении
11-13 внутриобъектового и
пропускного режимов

5 лет ЭПК
ст. 611 ТП
2019

Журналы учета инструктажей по
11-14
пожарной безопасности

3 года
ст. 613 ТП
2019

Планы действий по
11-15 предупреждению и ликвидации
чрезвычайных ситуаций

5 лет
ст. 603 ТП
2019

11-12

Порядок обучения лиц,
осуществляющих трудовую или
11-16
служебную деятельность, мерам
пожарной безопасности

После замены
новыми

Постоянно
п. «а» ст. 8
ТП 2019

11-17 <...>
12. Охрана труда
Отчет по специальной оценке
12-01 условий труда и документы к
нему

45 лет
ст. 407 ТП
2019

Положение о службе охраны
12-02
труда

Постоянно
п. «а» ст.
33 ТП 2019

План работы службы охраны
12-03
труда

5 лет ЭПК
ст. 200 ТП
2019

12-04 Инструкции по охране труда

Постоянно
п. «а» ст. 8
ТП 2019

12-05

Соглашение по охране труда и
документы к нему

5 лет ЭПК
ст. 11 ТП

При вредных
и опасных
условиях труда
– 50/75 лет

После
истечения

2019
Годовые статистические сведения
образовательной организации о
12-06 травматизме на производстве и
профессиональных заболеваниях
(ф. 7– травматизм)

Документы (акты, протоколы,
12-07 заключения) о несчастных
случаях

12-08

Журнал (книга) регистрации
несчастных случаев

Постоянно
п. «а» ст.
335 ТП 2019

45 лет
ст. 425 ТП
2019

45 лет
ст. 424 ТП
2019

Книги учета инструктажей по
12-09 охране труда (вводного, на
рабочем месте, целевого)

45 лет
п. «а» ст.
423 ТП 2019

Журнал (книга) учета
профилактических работ по
12-10
охране труда, проверки знаний
по охране труда

5 лет
п. «б» ст.
423 ТП 2019

Документы (справки,
предложения, обоснования,
12-11
переписка) о состоянии и мерах
по улучшению охраны труда

5 лет
ст. 409 ТП
2019

Порядок учета
12-12 микроповреждений (микротравм)
работников

Постоянно
п. «а» ст. 8
ТП 2019

Положение о порядке обучения
12-14 по охране труда и проверки
знания требований охраны труда

Постоянно
п. «а» ст. 8
ТП 2019

12-13 Правила по охране труда

Постоянно
п. «а» ст. 8
ТП 2019

12-14 <...>

срока действия
соглашения

Связанные с
крупным
материальным
ущербом и
человеческими
жертвами –
постоянно

ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Дошкольное образовательное учреждение

Индекс

Заголовок дела
(тома, части)

дела
1

Срок хранения
дела (тома,
Количество дел
части)
(томов)
и № статей
по
Перечню

2

3

4

Примечание

5

01. Руководство (канцелярия)

0101

Нормативные правовые
акты органов,
осуществляющих
управление в сфере
образования,
регламентирующие
образовательные
отношения. Копии

До минования
надобности
Заведено,
п. «б» ст.
делопроизводитель
3, п. «б»
Скворцова Л.М.
ст. 4 ТП
2019
Постоянно
ст. 28 ТП
2019

После замены
новым

0102

Устав детского сада

0103

Свидетельство о
постановке на учет в
налоговом органе
(ИНН)

0104

Свидетельство о
внесении записи в
ЕГРЮЛ

Постоянно
ст. 24 ТП
2019

Переходящее с
2012

0105

Документы (договор,
контракт,
свидетельства) на право
оперативного
управления
имуществом, на право
пользования земельным
участком

До
ликвидации
организации
ст. 93 ТП
2019

Переходящее с
2012

0106

Лицензии и приложения
к ним

5 лет
ст. 55 ТП
2019

До минования
надобности, Переходящее с
ст. 24 ТП 2012
2019

После
прекращения
действия
лицензии

Переходящее с
2018

0107

Санитарноэпидемиологическое
заключение на
образовательную
деятельность,
санитарноэпидемиологическое
заключение на
медицинскую
деятельность

5 лет, ЭПК
ст. 429 ТП
2019

Переходящее с
2018

0108

Муниципальное задание

Постоянно
Переходящее с
п. «б» ст.
2018
198 ТП 2019

0109

Годовой отчет о
выполнении
годового муниципального
задания

Постоянно
п. «а» ст.
211 ТП 2019

0110

Программа развития

Постоянно
ст. 193 ТП
2019

0111

Протоколы
коллегиальных органов

Постоянно
п. «в» ст.
18 ТП 2019

0112

Протоколы совещаний
при заведующем

Постоянно
п. «е» ст.
18 ТП 2019

0113

Протоколы общих
собраний работников

Постоянно
п. «ж» ст.
18 ТП 2019

0114

Приказы по основной
деятельности

Постоянно
п. «а» ст.
19 ТП 2019

0115

Журнал регистрации
приказов по основной
деятельности

Постоянно
п. «а» ст.
182 ТП 2019

0116

Приказы/ распоряжения
по административнохозяйственным вопросам

5 лет
п. «б» ст.
19 ТП 2019

0117

Журнал регистрации
приказов/ распоряжений
по административнохозяйственной

5 лет
п. «в» ст.
182 ТП 2019

деятельности

0118

Документы (дипломы,
свидетельства,
грамоты,
благодарности,
удостоверения к
наградам) о
награждении
организации за участие
в выставках, ярмарках,
презентациях

Постоянно
ст. 369 ТП
2019

0119

Документы о проверках
(акты, справки,
переписка) органами
госконтроля (надзора)

10 лет
ст. 141 ТП
2019

0120

Инструкция по
делопроизводству

Постоянно
ст. 28 ТП
2019

0121

Номенклатура дел

Постоянно
ст. 157 ТП
2019

0122

Обращения граждан и
переписка по их
рассмотрению

5 лет ЭПК
ст. 154 ТП
2019

0123

Журнал регистрации
обращений граждан

0124

Журнал учета выдачи
печатей и штампов

После замены
новыми
Структурных
подразделений –
3 года

5 лет
п. «е» ст.
182 ТП 2019
До
ликвидации
организации
ст. 163 ТП
2019

0125

Акты уничтожения
печатей и штампов

3 года
ст. 164 ТП
2019

0126

Журнал регистрации
поступающих и
отправляемых
документов

5 лет
п. «г» ст.
182 ТП 2019

0127

Журнал регистрации
телеграмм,
телефонограмм и

3 года
п. «ж» ст.
182 ТП 2019

При отсутствии
книг, журналов,
оттисков и
слепков – до
ликвидации
организации

факсов
0128

Публичный доклад о
работе детского сада

Постоянно
ст. 209 ТП
2019

0129

Отчет о
самообследовании

Постоянно
ст. 209 ТП
2019

0130

Годовой план работы
детского сада

Постоянно
п. «а» ст.
198
ТП 2019

0131

Оперативные планы
(квартальные,
месячные) работы
детского сада

До минования
надобности
ст. 201 ТП
2019

0132

<...>

02. Воспитательно-образовательная деятельность
0201

Основная
образовательная
программа дошкольного
образования

До замены
Переходящее с
новой
2019 года
ст. 271 ПМП

0202

Дополнительные
образовательные
программы

До замены
Переходящее с
новыми
2019 года
ст. 271 ПМП

0203

Журнал занятий по
дополнительному
образованию

5 лет
ст. 493 ПМП

0204

Индивидуальные планы
работы воспитателей

0205

Рабочие материалы по
предшкольному
образованию

СЭД – БД
5 лет ЭПК. C:\Users\
ст. 434 ПМП материалы по
ПО

0206

Списки воспитанников

5 лет
ст. 440 ПМП

Личные дела
воспитанников

При выбытии в
другую
дошкольную
3 года,
организацию и
ст. 330 ПМП
отчисления и
дошкольной
организации

0207

1 год
ст. 203 ТП
2019

Постоянно
п. «д» ст.
18 ТП 2019

0208

Протоколы заседаний
педагогического совета
и документы к ним

0209

Книга учета протоколов
педагогического совета

10 лет
ст. 335 ПМП

0210

Протоколы заседаний
методического совета и
документы к ним
(справки, доклады,
информации)

Постоянно
п. «д» ст.
18 ТП 2019

0211

Справки, информации
о состоянии
воспитательной работы

5 лет ЭПК
ст. 433 ПМП

Годовой план работы
методического совета

1 год
ст. 202 ТП
2019

При отсутствии
годового плана
работы детского
сада – постоянно

0213

Годовой отчет работы
методической совета

1 год
ст. 215 ТП
2019

При отсутствии
годового отчета о
работе детского
сада – постоянно

0214

Годовые отчеты
специалистов (психолог
и др.) о результатах
проделанной работы

1 год
ст. 216 ТП
2019

0215

Документы об
организации летней
оздоровительной работы
(методические
рекомендации, план
работы, режим
работы, акты и др.)

1 год
ст. 365 ПМП

0216

Журналы приема
посетителей (родителей
воспитанников)

3 года
ст. 970 ПМП

0217

Кинофотодокументы,
отражающие учебный
процесс и деятельность
выдающихся педагогов

Постоянно
3 года
ст. 281 ПМП

0218

Информации, справки о
медицинском
обслуживании, питании
воспитанников и
материальнотехническом

3 года
ст. 435 ПМП

0212

обеспечении
0219

Протоколы родительских
собраний и документы
к ним (справки,
доклады, информации)

0220

Планы культурнодосуговой и т.п.
деятельности

0221

<...>

5 лет
ст. 324 ПМП
Постоянно
ст. 193 ТП
2019

03. Кадровое обеспечение

0301

Коллективный договор

Постоянно
ст. 386 ТП
2019

Присланные для
сведения – до
минования
надобности
После истечения
срока действия
коллективного
договора

0302

Документы о проверках
выполнения условий
коллективного договора

3 года
ст. 389 ТП
2019

0303

Правила внутреннего
трудового распорядка

Постоянно
ст. 394 ТП
2019

0304

Штатное расписание и
изменения к нему

Постоянно
ст.40 ТП
2019

0305

Штатные расстановки
(штатно-списочный
состав работников)

50/75 лет
ст. 42 ТП
2019

0306

Должностные
инструкции работников

50/75 лет
ст. 443 ТП
2019

0307

Приказы по личному
составу (прием,
перемещение,
совмещение, перевод,
увольнение,
аттестация,
дополнительное
профессиональное
образование, изменение
фамилии, поощрения,
награждения, отпуска

50/75 лет
ЭПК
п. «а» ст.
434 ТП 2019

по уходу за ребенком,
отпуска без сохранения
заработной платы)

0308

Приказы организации
по личному составу
(ежегодные
оплачиваемые отпуска,
отпуска в связи с
обучением,
дежурствах, не
связанных с основной
(профильной)
деятельностью, о
командировках и
служебных проверках

0309

Приказы по личному
составу
(дисциплинарные
взыскания)

3 года
п. «д» ст.
434 ТП 2019

0310

Журнал регистрации
приказов по личному
составу)

О ежегодно
оплачиваемых
отпусках,
отпусках в связи
50/75 лет
с обучением,
ЭПК
дежурствах, не
п. «б» ст.
связанных с
182 ТП 2019
основной
(профильной)
деятельностью – 5
лет

0311

Журнал учета личных
дел работников личных
дел, личных карточек,
трудовых договоров
(служебных
контрактов)

50/75 лет
ЭПК
п. «б» ст.
463 ТП 2019

0312

Личные дела
работников

50/75 лет
ЭПК
ст. 445 ТП
2019

0313

Трудовые договоры,
служебные контракты,
соглашения об их
изменении,
расторжении

50/75 лет
ЭПК*3
ст. 435 ТП
2019

03-

Уведомления,

5 лет
п. «б»-«г»
ст. 434 ТП
2019

3 года

Об отпусках,
командировках
работников с
вредными и
(или) опасными
условиями труда
– 50/75 лет

Переходящие с
2010

Переходящие с
2010

14

предупреждения,
работников(ам)
работодателем

0315

Личные карточки
работников (ф. Т-2)

0316

Подлинные личные
документы (трудовая
книжка, дипломы,
аттестаты,
удостоверения,
свидетельства)

0317

Книга учета движения
трудовых книжек и
вкладышей в них

ст. 436 ТП
2019
50/75 лет
ЭПК
ст. 444 ТП
2019

Переходящие с
2022

До
востребования. Невостребованные
ст. 449 ТП – 50/75 лет*
2019
50/75 лет
п. «в» ст.
463 «в» ТП
2019

0318

Согласия на обработку
персональных данных

3 года
ст. 441 ТП
2019

0319

Документы об
освобождении от
уплаты налогов,
предоставлении льгот,
отсрочек уплаты или
отказе в ней по
налогам, сборам

5 лет
ст. 304 ТП
2019

0320

Протоколы заседаний,
постановления и другие
документы
аттестационных
комиссий

10 лет ЭПК
ст. 485 ТП
2019

0321

Документы по
аттестации,
определению
профессиональных и
личностных качеств
работников

5 лет
ст. 484 ТП
2019

0322

Документы о
прохождении

5 лет
ст. 488 ТП

После истечения
срока действия
согласия или его
отзыва, если
иное не
предусмотрено
федеральным
законом,
договором

независимой оценки
квалификации
работников или лиц,
претендующих на
осуществление
определенного вида
трудовой деятельности

2019

0323

Графики проведения
аттестации

1 год
ст. 490 ТП
2019

0324

Документы о
переподготовке и
повышении
квалификации и
переподготовке
работников

5 лет ЭПК
ст. 491 ТП
2019

0325

Переписка по
аттестации,
переподготовке и
повышении
квалификации
работников

3 года
ст. 499 ТП
2019

0326

План повышения
квалификации
педагогических
работников

5 лет
ст. 482 ТП
2019

0327

Документы о
представлении к
награждению работников
(представления,
ходатайства,
характеристики,
выписки из решений и
др.)

5 лет
ст. 500 ТП
2019

0328

График отпусков

3 года
ст. 453 ТП
2019

0329

Тарификационные
списки (ведомости)
работников

50/75 лет
ст. 400 ТП
2019

0330

Отчеты работников о
командировках

5 лет ЭПК
ст. 452 ТП
2019

0331

Документы ведению
воинского учета и
бронированию граждан,

5 лет
ст. 457 ТП
2019

пребывающих в запасе
(планы, отчеты)

0332

Документы ведению
воинского учета и
бронированию граждан,
пребывающих в запасе
(карточки, листки,
повестки)

5 лет
ст. 458 ТП
2019

0333

Журнал (книга)
проверок состояния
воинского учета и
бронирования граждан,
пребывающих в запасе

5 лет
ст. 459 ТП
2019

0334

Журнал учета лиц,
подлежащих воинскому
учету

5 лет
п. «е» ст.
463 ТП 2019

0335

Заявки о потребности в
привлечении
иностранных работников

1 год
ст. 377 ТП
2019

0336

Заявления работников о
выдаче документов,
связанных с работой, и
их копий

1 год
ст. 451 ТП
2019

0337

<...>

После снятия с
учета

04. Бухгалтерский учет и отчетность
0401

Положение об оплате
труда и премировании
работников

Постоянно
После замены
п. «а» ст.
новыми
294 ТП 2019

0402

Годовой план
финансовохозяйственной
деятельности

Постоянно
п. «а» ст.
247 ТП 2019

0403

Отчеты о выполнении
планов финансовохозяйственной
деятельности
организации. Годовые

Постоянно
п. «а» ст.
272 ТП 2019

0404

Отчеты о выполнении
планов финансовохозяйственной
деятельности
организации.
Квартальные

5 лет
п. «б» ст.
272 ТП 2019

0405

Документы о проверках
(акты, справки,
переписка) финансовохозяйственной
деятельности

5 лет
ст. 282 ТП
2019

0406

Годовая бухгалтерская
отчетность

Постоянно
ст. 268 ТП
2019

0407

Годовая бюджетная
отчетность

5 лет
п. «а» ст.
269 ТП 2019

0408

Промежуточные
бухгалтерские отчеты

5 лет
При отсутствии
п. «б» ст. годовых–
269 ТП 2019 постоянно

0409

Аудиторские заключения
по бухгалтерской
отчетности

5 лет
ст. 286 ТП
2019

0410

Годовые и квартальные
расчеты по страховым
взносам

50/75 лет
ст. 308 ТП
2019

0411

Лицевые счета
работников

50/75 лет
ЭПК
ст. 296 ТП
2019

0412

Документы о получении
заработной платы
(сводные расчетные
(расчетно-платежные)
ведомости, расчетные
листы, доверенности)

6 лет
ст. 295 ТП
2019

0413

Документы (копии
отчетов, заявления,
списки работников,
справки, выписки из
протоколов,
заключения, переписка)
о выплате пособий,
оплате листков
нетрудоспособности,
материальной помощи

5 лет
ст. 298 ТП
2019

0414

Справки о доходах и
суммах налога
физических лиц

5 лет
ст. 312 ТП
2019

Для годовой
бухгалтерской
отчетности –
постоянно

При отсутствии
лицевых счетов –
50/75 лет

При отсутствии
лицевых счетов
или ведомостей
начисления

заработной платы
– 50/75 лет
0415

Исполнительные листы
по удержанию из
заработной платы

5 лет
ст. 299 ТП
2019

После исполнения
При тяжелых,
вредных и
опасных условиях
труда – 50/75
лет

0416

Табели и журналы
учета рабочего времени

5 лет
ст. 402 ТП
2019

0417

Налоговые декларации
(расчеты) по всем
видам налогов

5 лет ЭПК
ст. 310 ТП
2019

0418

Документы об
инвентаризации активов

5 лет
ст. 321 ТП
2019

0419

Документы об
инвентаризации
товарно-материальных
ценностей

5 лет
ст. 321 ТП
2019

При условии
проведения
проверки

0420

Документы о
переоценке основных
фондов, определении
амортизации основных
средств, оценке
стоимости имущества

5 лет
ст. 323 ТП
2019

После выбытия
основных средств
и нематериальных
активов

0421

Договоры о
материальной
ответственности

5 лет
ст. 279 ТП
2019

После увольнения
материальноответственного
лица

0422

Договоры гражданскоправового характера о
выполнении работ,
оказании услуг
физическими лицами,
акты сдачи-приемки
выполненных работ,
оказанных услуг

50/75 лет
ст. 301 ТП
2019

0423

Договоры с родителями
(законными
представителями)

5 лет ЭПК
ст. 11 ТП
2019

0424

Документы учетной
политики

5 лет
ст. 267 ТП
2019

После истечения
срока действия
договора
После замены
новыми

0425

Первичные учетные
документы и связанные
с ними оправдательные
документы (кассовые
документы и книги,
банковские документы,
корешки денежных
чековых книжек,
ордера, табели,
извещения банков и
переводные требования,
акты о приеме, сдаче
и списании имущества
и материалов,
квитанции, накладные,
авансовые отчеты,
переписка)

5 лет
ст. 277 ТП
2019

При условии
проведения
проверки; при
возникновении
споров,
разногласий
сохраняются до
принятия решения
по делу

0426

Перечень лиц,
имеющих право
подписи первичных
учетных документов

5 лет
ст. 280 ТП
2019

После замены
новыми

0427

Документы о взаимных
расчетах и перерасчетах

5 лет
ст. 264 ТП
2019

После проведения
взаиморасчета

0428

Книга учета
доверенностей

5 лет
п. «д» ст.
292 ТП 2019

Счета-фактуры

5 лет
ст. 317 ТП
2019

0429

0430

Журнал учета основных
средств

До
ликвидации
организации
п. «а» ст.
329 ТП 2019

0431

Журнал учета
материальных ценностей
и иного имущества

5 лет
п. «б» ст.
329 ТП 2019

0432

Книга учета приходнорасходных материалов,
оборудования

5 лет
ст. 526 ТП
2019

0433

Положение о закупке
товаров, работ, услуг

Постоянно
ст. 217 ТП
2019

04-

План-график закупок

3 года

После списания
материальных
ценностей

34

ст. 218 ТП
2019

0435

Документы по закупкам

3 года
ст. 219-223
ТП 2019

0436

Муниципальные
контракты

5 лет ЭПК
ст. 224 ТП
2019

0437

Переписка по
осуществлению закупок
для нужд организации

3 года
ст. 229 ТП
2019

0438

Журнал регистрации
заявок на участие в
закупках

3 года
ст. 227 ТП
2019

0439

Переписка по вопросам
оказания платных услуг

5 лет ЭПК
ст. 290 ТП
2019

0440

Документы о поставке
материалов (сырья),
оборудования и другой
продукции

3 года
ст. 511 ТП
2019

0441

Приемо-сдаточные
акты, составленные при
смене должностных,
ответственных,
материальноответственных лиц

0442

<...>

После истечения
срока действия
контракта

15 лет
ст. 44 ТП
2019

05. Логопункт
0501

Положение о
логопедическом пункте
для детей

Постоянно
п. «а» ст.
33 ТП 2019

0502

Положение об оказании
логопедической помощи

Постоянно
п. «а» ст. 8
ТП 2019

0503

Программа психологопедагогического
сопровождения

До замены
новой
ст. 271 ПМП

Годовой план работы

1 год
ст. 202 ТП
2019

0504

При отсутствии
годового плана
работы детского
сада – постоянно

0505

Годовой отчет работы

0506

<...>

1 год
ст. 215 ТП
2019

При отсутствии
годового отчета о
работе детского
сада – постоянно

06. Архив
Постоянно
п. «а» ст. 33
ТП 2019

0601

Положение об архиве,
об экспертной комиссии

0602

Учетные документы
архива

0603

Описи дел постоянного
хранения

Постоянно
Неутвержденные
п. «а» ст. – до минования
172 ТП 2019 надобности

0604

Описи дел по личному
составу

Неутвержденные,
50/75 лет
несогласованные
п. «б» ст.
– до минования
172 ТП 2019
надобности

0605

Описи дел временного
(свыше 10 лет)
хранения

3 года
После
п. «в» ст.
уничтожения дел
172 ТП 2019

0606

Документы учета
выдачи дел,
документов во
временное пользование

Постоянно
ст. 171 ТП
2019

3 года
ст. 175 ТП
2019

После
возвращения
документов. Для
актов выдачи дел
во временное
пользование
другим
организациям - 5
лет
После
возвращения
документов. При
невозвращении протоколы, акты
включаются в
дело фонда –
постоянно

0607

Документы выемки
дел, документов

3 года
ст. 176 ТП
2019

0608

Копии архивных
справок, выданные по
запросам граждан,
документы к ним
(заявления, запросы,

5 лет ЭПК
ст. 178 ТП
2019

справки, переписка)
0609

Журналы, базы данных
учета выдачи архивных
справок, копий,
выписок из документов

5 лет
ст. 177 ТП
2019

0610

Договоры (соглашения)
с архивными
учреждениями, иными
организациями о
взаимодействии и
сотрудничестве в сфере
архивного дела и
делопроизводства

5 лет ЭПК
ст. 179 ТП
2019

0611

<...>

После истечения
срока действия
договора

07. Медицинское обслуживание
0701

Положение о
медицинском блоке

Постоянно2
п. «а» ст.
33 ТП 2019

0702

Медицинские карты
воспитанников

5 лет
ст. 441 ПМП

0703

Документы о
медицинских осмотрах

3 года
ст. 635 ТП
2019

Заключительные
акты
медицинских
осмотров
работников,
выполняющих
работы с
вредными,
опасными
условиями труда
– 50/75 лет

0704

Договор о финансовом
обеспечении
обязательного
медицинского
страхования

5 лет
ст. 627 ТП
2019

После истечения
срока действия
договора

0705

Документы о
медицинском
обслуживании

0706

<...>

5 лет
ст. 369 ПМП

08. Документация по организации питания
08-

Положение об

Постоянно

01

0802

организации питания
воспитанников детского
сада

п. «а» ст.
33 ТП 2019

Положение о
бракеражной комиссии

Постоянно
п. «а» ст.
33 ТП 2019

0803

Отчеты, информации,
справки об организации
питания

1 год
ст. 362 ПМП

0804

Утвержденные нормы
питания для
воспитанников (меню)

ДЗН
ст. 839 ПМП

0805

Документы
(сертификаты, акты,
рекламации,
заключения, справки)
о качестве сырья

5 лет
ст. 513 ТП
2019

0806

Накопительная
ведомость по расходу
продуктов питания

5 лет
ст. 276 ТП
2019

0807

Акты по бракеражу,
браковочные
извещения, дефектные
ведомости и переписка
о выбраковке продукции

0808

Журнал поставки
пищевой продукции

3 года
ст. 787 ТП
2019

0809

Комплектовочные
ведомости

1 год
ст. 512 ТП
2019

0810

Документы
(распоряжения,
требования, накладные)
об отпуске товаров со
складов и отгрузке
продукции

5 лет
ст. 518 ТП
2019

0811

Журнал бракеража
скоропортящихся
пищевых продуктов,
поступающих на
пищеблок

1 год
ст. 967 ПМП

0812

Журнал учета
температурного режима

1 год
ст. 967 ПМП

3 года
ст. 787 ПМП

в холодильном
оборудовании (на
пищеблоке)
0813

Журнал бракеража
готовой кулинарной
продукции

1 год
ст. 967 ПМП

0814

Журнал проведения
витаминизации третьих
и сладких блюд

1 год
ст. 967 ПМП

0815

Технологические карты

До замены
новыми

0816

Гигиенический журнал
(сотрудники)

1 год
ст. 967 ПМП

0817

Журнал учета
температуры и
влажности в складских
помещениях

1 год
ст. 967 ПМП

0818

<...>

Переходящие с
2019 года

09. Безопасность
0901

Паспорт безопасности
детского сада

0902

Договоры на оказание
охранных услуг

0903

Документы (протоколы,
акты, справки,
сведения, докладные,
служебные записки,
переписка) о
расследовании
чрезвычайных
происшествий при
охране зданий

0904

Книги регистрации
(учета выдачи)
удостоверений,
пропусков,
идентификационных
карт

5 лет
ст. 594 ТП
2019

После
актуализации
паспорта

5 лет
ст. 580 ТП
2019

После истечения
срока действия
договора; после
прекращения
обязательств по
договору

5 лет ЭПК
ст. 587 ТП
2019

3 года
ст. 589 ТП
2019

0905

Разовые пропуска,
корешки пропусков в
служебные здания и на
вынос материальных
ценностей

1 год
ст. 591 ТП
2019

0906

Документы (заявки,
переписка) о допуске в
служебные помещения в
нерабочее время и
выходные дни

1 год
ст. 592 ТП
2019

0907

Документы о
повышении
антитеррористической
защищенности
организации

5 лет ЭПК
ст. 595 ТП
2019

0908

Журналы инструктажа
по
антитеррористической
защищенности

3 года
ст. 598 ТП
2019

0909

Журнал вводного
инструктажа по
гражданской обороне

3 года
ст. 608 ТП
2019

0910

Журнал учета
инструктажа по
действиям в
чрезвычайных ситуациях

3 года
ст. 608 ТП
2019

0911

Планы-схемы эвакуации
из здания при
чрезвычайных ситуациях

До замены
новыми
ст. 606 ТП
2019

0912

Документы об
обеспечении
противопожарного
режима

5 лет ЭПК
ст. 611 ТП
2019

0913

Документы об
обеспечении
внутриобъектового и
пропускного режимов

5 лет ЭПК
ст. 611 ТП
2019

0914

Журналы учета
инструктажей по
пожарной безопасности

3 года
ст. 613 ТП
2019

0915

Планы действий по
предупреждению и
ликвидации
чрезвычайных ситуаций

5 лет
ст. 603 ТП
2019

После замены
новыми

0916

Порядок обучения лиц,
осуществляющих
трудовую или
служебную
деятельность, мерам
пожарной безопасности

0917

<...>

Постоянно
п. «а» ст. 8
ТП 2019

10. Охрана труда
1001

Отчет по специальной
оценке условий труда и
документы к нему

45 лет
ст. 407 ТП
2019

1002

Положение о службе
охраны труда

Постоянно
п. «а» ст.
33 ТП 2019

1003

План работы службы
охраны труда

5 лет ЭПК
ст. 200 ТП
2019

1004

Инструкции по охране
труда

Постоянно
п. «а» ст. 8
ТП 2019

1005

Соглашение по охране
труда и документы к
нему

5 лет ЭПК
ст. 11 ТП
2019

1006

Годовые статистические
сведения
образовательной
организации о
травматизме на
производстве и
профессиональных
заболеваниях (ф. 7–
травматизм)

Постоянно
п. «а» ст.
335 ТП 2019

1007

Документы (акты,
протоколы,
заключения) о
несчастных случаях

45 лет
ст. 425 ТП
2019

1008

Журнал (книга)
регистрации несчастных
случаев

45 лет
ст. 424 ТП
2019

При вредных и
опасных условиях
труда – 50/75
лет

После истечения
срока действия
соглашения

Связанные с
крупным
материальным
ущербом и
человеческими
жертвами –
постоянно

1009

Книги учета
инструктажей по охране
труда (вводного, на
рабочем месте,
целевого)

45 лет
п. «а» ст.
423 ТП 2019

1010

Журнал (книга) учета
профилактических работ
по охране труда,
проверки знаний по
охране труда

5 лет
п. «б» ст.
423 ТП 2019

1011

Документы (справки,
предложения,
обоснования,
переписка) о состоянии
и мерах по улучшению
охраны труда

5 лет
ст. 409 ТП
2019

1012

Порядок учета
микроповреждений
(микротравм)
работников

Постоянно
п. «а» ст. 8
ТП 2019

1013

Положение о порядке
обучения по охране
труда и проверки
знания требований
охраны труда

Постоянно
п. «а» ст. 8
ТП 2019

1014

Правила по охране
труда

Постоянно
п. «а» ст. 8
ТП 2019

1015

<...>